情報検索の時間もコスト
「仕事が出来る者は、まず時間に手をつける」
―グループネットの有働氏はセッションの冒頭、ピーター・ドラッカーの言葉を紹介した。2005年に調査会社が公表した調査では、知識労働者は、情報を探すために就業時間の25％を費やしている。また従業員全体では、既にある資料の重複作成に週3時間を費やしている。一方、2008年の大手企業対象の調査では、業務活動の中でPCを使った作業は全体の50％を占めており、その中の23.4％が情報収集・検索、つまり全体の13％だった。このことから、有働氏は、「情報を探すために多くの時間（＝コスト)をかけていることを認識することが大切」と指摘する。
また、有働氏は「効率的な情報活用が、本来の業務遂行を実現するための時間を作りだす」と強調する。実際、ある米国の会社では、既存の調査結果を再利用することで、時間短縮によるR&Dコストを22％削減した。また、国内企業のR&D部門でグループネットの製品をトライアルで使ったところ、2年前に見つからず諦めていた資料が発見された。さらに数千人のリストラを発表した数日後に、生産性を高めるために情報検索に数億円の投資を決断した米国企業もある。
情報検索エンジン導入の波が来たのは、2005～2006年頃だ。対象データがそれほど多くない時点では、検索結果の質が高くなくても、玉石混淆の中から力仕事で選別することができた。ところが最近、最適な社内資産の活用が志向され、全社的な情報最適化のアプローチが求められている。
そこで情報検索の重要性がますます高まっているわけだが、現状では「思ったように探せない、使えない」、「せっかく導入したのに利用されない」、「使い勝手のイメージが違う」などの声が聞こえるのも確かだ。
検索への誤解が生む行動パターンとは
有働氏は、その要因が「インターネット検索サービス利用が招く検索に対する誤解（行動パターンのギャップ）」と「検索の役割と目的、ゴールが明確化されていないこと」の二つであると指摘する。
一番目の行動パターンのギャップだが、これは一般の検索と企業内検索の違いから生じている。一般的な検索サービスでは、複数の関連する単語を同時に入力することで、対象を絞り込むことができる。2008年発表のある調査では、検索の際に初めに入力するキーワードの数が2単語以内のケースが92%、検索結果画面の閲覧ページ数3ページ以内が78%だった。
たとえばGoogleではページランクがあり、多くの人が求めていると判断した情報をなるべく上位に表示する。しかし、企業内検索では、それぞれの検索目的が幅広いため、一般向けのアルゴリズムが通用するとは限らない。一方、検索する側は、Googleなどを使った経験から、エンジンがヒットした情報と探せる情報、探している情報がイコールだと思っている。つまり1～ 2の単語、3ページで諦めてしまう。これが有働氏が指摘する、検索に対する誤解から生じる行動パターンのギャップだ。
二番目の要因は、「役割・目的・ゴールを明確化しておかないと、企業内検索は機能しない」というものだ。まず「役割」については、各部署で保有しているコンテンツの役割の認識と利用範囲を確認する。
続いて「目的」では、例えば「複数システムに分散している情報を仮想的に統合した情報提供による営業、マーケティング活動の促進」、「資料作成の重複の軽減（コンテンツの再利用）による、隠れたコストの削減」などになる。
そして「ゴール」は、「利用部門の使用イメージ」、「対象システム、コンテンツの確認」、「検索結果を利用した他の利用法」などが挙げられる。「以上の三点を明確化することで、適切な検索環境の選択と導入が可能になる」と有働氏は語る。
