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PowerPointの資料の配布に困った時には?

  2007/12/05 11:35

 この連載では、さまざまなシーンにおいてMicrosoft Officeツールを使いこなすためのTipsを紹介します。今回は、PowerPointで作成したプレゼン資料の配布をテーマに、PowerPointを持っていない人にプレゼン資料を配る方法、配布資料として印刷するための秘訣、および、インターネットに公開するためのWebプレゼンテーションの作成方法について解説します。

はじめに

 PowerPointで作成したプレゼン資料を配布したい場合がありますよね。しかし、先方のPCにはExcelとWordだけが入っていて、PowerPointがインストールされていないというケースも少なくありません。また、配布資料として複数のスライドを1ページに印刷すると、空白が多く、一つ一つのスライドが小さくて見づらくて困ってるという方もいるのではないでしょうか。

 そこで今回は、プレゼン資料の配布において、このようなさまざまなケースに対応するための解決策、Webサイトに公開するためのWebプレゼンテーションの作成、および、プレゼンテーション資料をCD-Rで配布する方法を紹介します。

PowerPointを持っていない人に配りたい

 PowerPointを持っていない人に、プレゼン資料をデータとして配布するには、主に、以下の3つの方法があります。

  • 先方のPCに、PowerPoint Viewerをインストールする
  • Webページ形式で保存する
  • プレゼンテーションパックを利用して、CD-Rに書き込む

ここでは、上二つの方法について触れ、最後のプレゼンテーションパックについては後述します。

PowerPoint Viewerの利用

 PowerPoint Viewerを利用すると、PowerPointを持っていないPCでもプレゼンテーションファイルを開くことができます。ただし、ファイルをダブルクリックするとプレゼンテーションが実行されるだけで、編集はできません。

 PowerPoint Viewerは、マイクロソフトダウンロードセンターから入手できます。

Webページ形式で保存する

 プレゼンテーションをWebページ形式で保存すると、Internet Explorerでプレゼンテーションの内容を見ることができます。この場合、元のプレゼンテーションファイルの内容は変更されずに残ります。

  1. [ファイル]-[Webページとして保存]を選択します。 PowerPoint 2007の場合は、オフィスボタンをクリックし、[名前を付けて保存]-[その他の形式]をクリックし、[名前を付けて保存]ダイアログボックスの[ファイルの種類]を「単一ファイルWebページ」または「Webページ」に設定します。
  2. [名前を付けて保存]ダイアログボックスにて、保存先を指定します。
    名前を付けて保存
  3. [ページタイトル]は、ブラウザのタイトルバーに表示される文字列です。変更する場合は[タイトルの変更]ボタンをクリックし、[テキストの入力]ダイアログボックスにて、ページタイトルを指定し、[OK]ボタンをクリックします。
    テキスト入力
  4. 最後に、ファイル名を指定して、[保存]ボタンをクリックします。
「単一ファイルWebページ」と「Webページ」の違い

 Webページとしてプレゼンテーションを保存する場合のファイルの種類には、「単一ファイルWebページ」と「Webページ」の2種類あります。

 単一ファイルWebページとは、画像やテキストなどがすべて一つにまとまったファイルに保存します。単一ファイルWebページとして保存することにより、一つのファイルとして扱えるため、電子メールに簡単に添付でき、Web上からのダウンロードもスムーズになります。ただし、対応するブラウザはInternet Explorer 4.0以降です。

 一方、通常の「Webページ」として保存すると、テキスト(HTMLファイル)と画像が入ったフォルダが別々になって保存されるようになります。画像は、そのHTMLファイルと同じファイル名の最後に「.files」がついたフォルダの中に格納されます。メール添付やWeb上でのデータの受け渡しには(これらをまとめてZIP圧縮などによってファイルを一つにする必要があるため)不向きですが、Internet Explorer以外のブラウザにも対応し、汎用性が高まります。

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著者プロフィール

  • 小濱 良恵(コハマ ヨシエ)

    Microsoft MVP for Expression (April 2008 - March 2009) Microsoft Office や Expression Web の書籍やWeb記事を執筆するテクニカルライター。 当初は派遣の仕事が中心で、2002年にMOUS(...

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