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第10回 ポイントは「箇条書き」「表組」そして「余白」 【プレゼン】コンパクトなWord企画書で機動的にプレゼンを制する

  2009/01/16 09:00

コンパクトに文章中心でまとめたWordの企画書は、機動性の高さという利点から工夫のないPowerPointよりも重宝されることがよくあります。今回は、そのキモとなる「箇条書き」「表組」そして「余白」という三つのポイントについて解説していきます。

意外に好かれる「文章中心の企画書」

 筆者の経験上、官公庁や元国有企業などに提案するときには、フォーマットをWordに決められることが多くありました。かつて筆者が働いていた出版業界はじめマスコミでも、企画書はA4一枚とか、多くて数枚に内容をコンパクトにまとめたものが主流でした。今でも出版企画書はWordのA4一枚とかA3一枚などのフォーマットを定めているところが多いと思います。その方が読むのに時間がかからないわけです。

 あまり工夫のないPowerPointのスライドを印刷して持って行くより、コンパクトに文章中心でまとめたWordの企画書のほうが機動性が高く、とくに年配の方に好まれる印象がありました。

「箇条書き」と「表組」そして「余白」

 「文章中心の企画書」でポイントをあげると「箇条書き」「表組」そして「余白」の使い方がキモになると思います。

箇条書き

  • 分類して整理すること

    「箇条書き」ですが、「短い文章を適当に思いつくままに書き並べること」だと思っていないでしょうか? 「箇条書き」の本来の意味は『事項を分類して整理すること』です。つまり、それがちゃんとできれば企画書の骨組みはできたも同然です。

  • 項目は7つまでにすること

    人間が把握できる項目数は、せいぜい7つくらいだと言われています。ですから、多数の事項があっても、「箇条書き」の項目は7つ以下にとどめおくようにしましょう。「箇条書き」の行頭数字が「40」「41」とかなっていたら読む気はおきませんよね。7つ以上になるときには、それこそ、分類・整理して、大項目・中項目と分けていくのです。

  • 行頭の位置・行頭文字はルール決めしておくこと

    言うまでもありませんが、行頭の位置はインデントで設定します。「下の項目」に映るときは、2文字分空けるとよいです。

表組

  • 箇条書きを表組にすること

    「箇条書き」だけでもよいですが、「表組」に変換すると、また見やすくなります。

  • 表組をデザインすること

    文章中心の企画書の中で、表組は、一番ハイライトされる部分です。罫線や網掛けで、多少デザインを加えて訴求力を上げましょう。Wordには「オートフォーマット」という機能がついていますし、Word2007バージョンからは、カラフルで立体的な表組をつくりやすくなりました。

余白

  • 思い切って余白をとること

    「視線の動き」については以前に述べました。Wordで、A4縦のデフォルトのフォーマットにすれば、はじめから読みやすいスタイルとなっています。さらに、左側に大きく余白をとったりして、読みやすさとデザイン性を工夫します。

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著者プロフィール

  • 藤木 俊明(フジキ トシアキ)

    早稲田大学教育学部卒業(広末涼子やハンカチ王子の遠い先輩)。リクルート、ぴあを経て、現有限会社ガーデンシティ・プランニング代表取締役/明治大学リバティアカデミー講師。 プレゼンツールの制作に定評があり、講演、セミナー活動の他、下記の著書を出版。とくに「明日のプレゼンで使える企画書・提案書のつくりか...

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