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基本情報で気をつけたい、意外と大事なところ
まずは、「1.基本情報」です。自分達の会社とシステムを導入しようとしている部門が、どんな組織であるか。沿革や主要な商品・サービス、組織、規模、主要顧客、部門であればミッションなどを書くわけですが、意外と大切なのは、「ユーザのいる市場と競合状況」の部分です。
たとえば、自社の主たる顧客は、高齢者であり、今回開発するシステムも、そうした人達が使用するなら、そのような記述をここに記しておけば、提案書を書く側は、ユーザが見やすく、パソコンやスマホに慣れていない人でも、扱いやすいインタフェースにすべきであることを、重要な要件として捉えてくれます。
もちろん、こうしたことは、後続の「主要要件」のところに書いてもよいですし、またそうすべきですが、そこで具体的に「字を大きくして下さい」と書くだけより、ここに「お客さんは、お年寄りが多いです」と書いた方が、提案者は色々なことを発想してくれる可能性があります。
「だったら、画面レイアウトは、こうすべき、色は、こうあるべき」とユーザが気づかない提案をしてくれます。逆に、ここに書いてあることをお題目として見逃し、ただ「字の大きな画面にします。」とだけ要件を整理するような提案者では、今後数々の要件を整理する相手としては頼りないとも言えます。
新たな検討を引きだすことが大事
また、「ユーザを取り巻く環境とその変化」についても同じようなことが言えます。マーケットや競合のグローバル化が進んでいることを記しておけば、24時間運転に必要な仕組みについてであるだとか、他言語対応についての検討を引き出すことができます。
たとえば保険会社のように、次々と新しい金融商品を売り出したり、法令が変わって業務プロセスの見直しが頻繁に行われたりすることがあるのなら、保守開発を支援する開発ツールや構成管理ツールなどの提案も得られます。恐らく、ITの素人である提案依頼者が独自に考えて「主要要件」に書いていくよりも、広範な検討をしてこちらが思い付かなかった切り口での提案をしてくれることでしょう。
提案依頼書の基本情報は、単なる 「お題目」 ではなく、提案者に色々なアイディアを出してもらうための重要事項なのです。
