日立ソリューションズは、富国生命保険（以下、フコク生命）に文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」を導入し、2020年5月28日から稼働していることを発表した。
本システムでは、これまで紙で保存していた手続き書類や業務マニュアルなどをデジタル化し、情報共有とオフィススペースの有効活用の実現を支援している。2020年度中に、紙書類を「活文」へ登録したり、廃棄や外部倉庫へ保管したりするなどのペーパーレス化を推進し、高さ4,000メートルの紙書類のうち75%の削減目標を達成できる見込みだという。
システムの導入効果
1.デジタル化を支援し、業務文書の情報共有とオフィススペースの有効活用を実現
スキャンした紙書類の電子ファイルを登録する際に、「活文 Contents Lifecycle Manager OCRオプション」でテキスト情報を抽出するとともに、顧客のファイル管理ルールから個別開発したプログラムによって文書属性情報を抽出して、同時に登録した。これにより、手間が掛かる検索や分類に使うインデックス情報の入力作業を軽減し、デジタル化を支援している。
2.きめ細かなアクセス制御により、業務文書を安全に管理
顧客の要望により、利用者の職位や文書の機密レベルに応じてきめ細かくアクセス権を設定した。機密文書を参照できてもダウンロード権限のない利用者の場合、ダウンロード抑止機能により、二次流出のリスクを回避でき、安全に管理することができるという。
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