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住友不動産、年間約3万枚の請求書を電子保存へ──「invoiceAgent 文書管理」導入

 ウイングアーク1stは、住友不動産が、電子帳簿保存法(以下、電帳法)で求められる電子請求書保存対応にあたり、同社グループ全体で「invoiceAgent 文書管理」を導入したことを発表した。

 住友不動産では、電帳法への対応を機に、グループ会社全体で、電帳法要件に則した電子請求書管理システムを検討してきたとのこと。そこで、ペーパーレス化につながる仕組みを検討し、電子保存だけでなく、請求書の受領から支払い承認までのワークフローを兼ね備えたinvoiceAgent 文書管理を導入したという。

 請求書の授受に関わる業務フローでは、2022年10月から本格的な利用を開始し、2023年5月現在、グループ全体で約700ユーザーが利用。承認プロセスの電子化で業務の効率化を実現し、年間約3万枚の請求書の電子保存に対応する見通しだとした。また、紙ベースの承認プロセスを電子化したことで、押印の手間と承認待ちの時間が省け、ペーパーレス化を推進したとしている。

 運用開始にあたっては、請求書の受領方法によるシステム保存の要否をまとめた判定チャートや、マニュアルとなるチュートリアル動画を作成するなど、電帳法対応の方針と情報を現場と共有。その他、運用半年後にはQ&Aを整備するなど、定着化のための施策も実施し、住友不動産のグループ従業員13,000人を超える組織の中での法対応を実現したという。

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