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ドキュメント作成のためのMicrosoft Officeテクニック 第6回 仕様書作成にどのツールを使う? 段落と改ページの操作 (5)

  2007/09/07 19:00

 この連載では、ビジネス文書を作成する上で知っておくと便利なMicrosoft Officeの操作テクニックを紹介します。今回は、改ページ時によくある問題の対処方法と、段落の取り扱いについて紹介します。

はじめに

 これまで、仕様書などの文書作成において、正しい文書作成の基本から、見出しのマークアップの必要性、および、表作成のコツなどを紹介してきました。今回は、「改ページしたら、前のページの最終行にスタイルが残ってしまった!」「表のはじめで改ページすると、なぜか2行目から表が始まる!」などといった「困った」問題の対処方法をはじめ、Wordでの段落や改ページなどの制御を思い通りに行うためのポイントを紹介します。

見出しの先頭で改ページがうまくいかない!

 Wordで改ページするには、改ページしたい場所にカーソルを移動して[Ctrl]キーを押しながら[Enter]キーを押します。しかし、見出しの先頭にカーソルを移動して改ページすると、下の図のように、前ページの最終行に見出しスタイルが残ってしまいます。

見出しの先頭にカーソルを移動して[Ctrl]+[Enter]キー
見出しの先頭にカーソルを移動して[Ctrl]+[Enter]キー
改ページ後の画面
改ページ後の画面

 すると、Wordでは、上の例の「1.3 Types and variables」という見出しは6ページの1行目に存在するのではなく、5ページの14行目から6ページの1行目にまたがって存在していると認識されてしまいます。目次作成においても、この見出しは6ページではなく5ページに存在すると認識され、ページ番号が5になってしまう、という問題が発生しまうのです。

 そこで、見出しの先頭で改ページをきれいに行うには、見出しスタイルにカーソルを移動して、「段落前で改ページする」ように設定します。すると、前ページの最終行に残ってしまった見出しスタイルの前に改ページが追加されるので、余分な改ページの制御部分を削除します。

  1. 見出しスタイルにカーソルを移動し、[書式]-[段落]をクリックします。
    [書式]-[段落]をクリック
  2. [段落]ダイアログボックスの[改ページと改行]タブを開きます。
  3. 「段落前で改ページする」にチェックを入れて、[OK]ボタンをクリックします。
    段落
  4. 最後に、改ページ部分を削除します。下の図のように、改ページされた部分にカーソルを移動し、[Delete]キーを押します。
カーソルを移動し[Delete]キー
カーソルを移動し[Delete]キー
段落前に改ページされた画面
[Ctrl]+[Enter]キーを利用した改ページについて

 [Ctrl] キーを押しながら[Enter]キーを利用した改ページは、原則的に通常の段落(「標準」スタイル)での改ページのみ利用します。ただし、そのほかの見出しなどの特殊スタイルの場合は[Ctrl]+[Enter]キーを使わず、「段落前で改ページする」などの設定をするのがポイントです。

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著者プロフィール

  • 小濱 良恵(コハマ ヨシエ)

    Microsoft MVP for Expression (April 2008 - March 2009) Microsoft Office や Expression Web の書籍やWeb記事を執筆するテクニカルライター。 当初は派遣の仕事が中心で、2002年にMOUS(...

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