上智学院の人事部門で2週間の作業が半日に短縮、「BtoBプラットフォーム 契約書」導入で

　上智大学などを運営する上智学院は、インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 契約書」の導入により人事部門のDXを推進中だという。

　上智学院では、非常勤講師と嘱託職員をあわせて約1,180件の雇用契約書を発送していたとのことだ。送付にあたっての作業には、印刷に何時間もかかり、内容の確認作業だけでも丸2日ほど、封入まで含めると2人で2週間かかっていたという。印刷費やレターパック、返送用封筒にかかる郵送費は年間60万円ほどだったが、封入・発送・督促といった人的コストが大きな負担になっていたとのことだ。

　回収業務においても、すべての契約書を迅速に回収できていたわけではなく、初回の返信で戻ってくるのは全体の約6割で、メールで催促をしてようやく戻ってくることも多く、返送スピードの向上が課題だったという。

「BtoBプラットフォーム 契約書」導入の効果

2週間かかっていた作業が半日に短縮、契約書の早期回収率も9割近くに

　ペーパーレス化により紙の契約書を印刷・封入・確認する手間がなくなり、業務負担が軽減。初回は、雇用契約書に氏名などを差し込むためのマッピング設定に時間がかかったものの、2回目以降は作業量が減少し、以前は2人がかりで丸2日かかっていたCSVデータの投入が、今では半日で完了するようになったとしている。

　契約書の返送スピードも向上し、催促が必要な契約書が2割程度から1割程度に減少。システム上で合意のステータスが一元管理でき、未締結者の管理が容易になったこともメリットだという。

デジタル化により管理業務の負担を削減、検索性の向上にも期待

　紙の契約書の回収後のファイリング作業や、約1,000名分の雇用契約書の管理コストが負担となっていたが、すべてデータによる管理が可能になり、負担が軽減されたとのこと。まだ過去分の紙契約と電子契約が混在しており、照会時には期間を確認してどちらにあるかを確認する必要があるものの、今後すべてのデジタル化が進めば、検索性も向上する見込みだという。

　契約書関連の作業がスリムになったことで、人事諸制度の見直し検討といった、本来注力すべき企画・立案業務に時間を充てられるようになったとしている。

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