全国にパチンコ店を展開するガイア、請求業務を月400時間削減──BtoBプラットフォームシリーズ活用

　2025年12月22日、インフォマートは、ガイアにおけるBtoBプラットフォームシリーズの活用事例を発表した。

　ガイアでは「BtoBプラットフォーム 請求書」を2017年に導入していたが、当時は会計システムと連携しておらず、十分に活用できていない状況だった。2023年10月に民事再生法の適用を申請し、同時に経営陣を刷新したことを機に、課題が多かった請求書業務の改善に着手したという。

　請求書関連業務において同社が課題として挙げていたのが、部署間で行われるやり取りの複雑さだ。従来のフローでは、まず経理部が窓口となって一括で受け取り、購買グループが内容ごとに各部署へ振り分ける運用となっていたという。各部署で確認後、再び購買グループがまとめて経理に戻し、そこから会計システムへの入力作業に取り掛かるため、情報伝達に時間がかかるうえ、確認や照合作業も属人的でブラックボックス化している状況だったとのことだ。各部署間で伝わる情報のずれや、「渡した」「もらっていない」というやり取りが発生するリスクもあったという。

　社内文書を1つにまとめ、デジタル上で一元管理することを目指し、「BtoBプラットフォーム 契約書」の導入にもいたったそうだ。

BtoBプラットフォームシリーズ導入の効果

1. DX推進により、社員一人ひとりが業務効率化を意識する環境に

　これまで「経理の専門領域」と捉えられがちだった請求書業務がDXにより可視化され、社員一人ひとりが効率化を意識して行動するようになり、DX推進の取り組みが社内に浸透しつつあるという。

2. 請求書の受取・発行の両方を効率化、月400時間の請求書処理時間を削減

　請求書の受取から経理処理までの期間は約5日短縮され、作業時間に換算すると約400時間の削減が実現したとのことだ。現在は、取引先全体の70％以上がBtoBプラットフォーム 請求書を利用しており、残る紙の請求書もAI-OCRサービス「BP Storage for 請求書 受取」で読み込み、連携しているという。

　また、オプションの入金消込機能を活用すると、BtoBプラットフォーム 請求書で作成した請求書なら、銀行口座の入出金データを取得して振込情報と会計データを突合し、消込が可能になるため、現在は取引の3分の1をこの方法で処理しているとのことだ。FAXや郵送を希望する取引先への請求もBtoBプラットフォーム 請求書で作成した請求書を印刷して送付することにより、入金消込機能を活用できる状態にしている。

3. 電子契約により収入印紙が不要、取引先の負担も軽減

　BtoBプラットフォーム 契約書を、業務委託契約や、店舗駐車場を利用したキッチンカーの出店時に交わす出店契約等の締結、紙の契約書をアップロードして電子保管する「自社保管機能」を中心に利用しているという。他社サービスで締結した電子契約書も、電子署名とタイムスタンプ付きでBtoBプラットフォーム 契約書に集約している。

　電子契約であれば収入印紙が不要のため、新規契約や再締結時にBtoBプラットフォーム 契約書を案内すると承諾してもらえることが多く、取引先の負荷軽減にもつながっているとのことだ。

　今後、ガイアではBtoBプラットフォーム 契約書を人事領域である雇用契約書などへ展開することも視野に入れているという。現状は同意書等の付帯書類の扱いが課題として残っているが、インフォマートと相談しながら解決を図っていく方針だとしている。

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