電帳法対応で逆に「手入力」が増えた？ オリエンタルモーターが挑んだ、経費精算システムの刷新

老朽化したERP刷新にあわせて、経理部は「脱・手入力」へ

　1950年の創業以来、オリエンタルモーターは精密小型モーターの開発・製造、販売までを手がけることで海外比率が50％を超えるなど、グローバルで成長を遂げてきた企業だ。その堅実なモノづくりを支えるバックオフィスでは、長年にわたりレガシーな運用が続いていた。同社 経理部の秋元正剛氏は、デジタル化以前の状況について、「15年ほど前にERPを導入して以降、これまでデジタル化を強く意識してきませんでした。そのため、紙ベースの承認フローが多く残っていたのです」と振り返る。

　この状況に一石を投じたのが、新型コロナウイルス感染症の拡大、そして電子帳簿保存法（以下、電帳法）の改正だった。経理部では、電帳法への対応として電子データを保存していたものの、それが業務効率化に直結していたわけではなかったと同社 浅野陽子氏は語る。

　「電子データで保存しても、システムがそれを自動的に読み取ってくれるわけではありません。結局、PDFの請求書を目視で確認しながらシステムへ手入力することで、単に手間が増えただけでした」（浅野氏）

　特に全国各地にある製造ラインを抱えた拠点では、依然としてアナログな処理が色濃く残っていた。つくば事業所に所属する亀井裕美氏は、「紙書類を郵送や定期便で送付していたことで、申請から確認までに半日から1日のタイムラグが発生していました。つくば事業所だけでも従業員は約200名いるため、紙による経費精算の業務負担は限界に達していました」と現場の課題を吐露する。

　ERPの老朽化という技術的負債に加え、法規制への対応コスト増。この状況を打破するため、オリエンタルモーターは単なるシステムの入れ替えではなく、業務フローそのものを再定義する「経理DX」へと舵を切った。「コロナをきっかけに、紙ベースだと仕事が進まないことを感じました。システムも老朽化していたので、ここで変えようと考えました」と秋元氏。同社が長年使いつづけたERPは、多機能であるがゆえに複雑化し、小回りが利かない状態に陥っていた。秋元氏は「複雑な会計処理をしておらず、既存システムはハイスペックすぎて持て余していました。マスター管理も複雑で、変更時の影響範囲が広いことも課題でした」と説明する。

　オーバースペックな既存システム、そして実務におけるデジタル化の遅れなどを解消するため、同社では製品選定を開始。これが経理DXの第一歩となった。