沖縄県のエッカ石油、社内コミュニケーション体制を再設計　「Zoho Workplace」導入で

　沖縄県内でエネルギー事業やフランチャイズ事業を展開するエッカ石油は、ゾーホージャパンのソリューションで社内コミュニケーション基盤を刷新した。

　「Zoho Workplace」を中心に「Zoho SalesIQ」を組み合わせ、社内コミュニケーションと問い合わせ業務を再設計したとのことだ。その結果、チームで対応できる体制が整い、業務の滞留を解消。問い合わせ対応の可視化により、電話件数は従来比約3分の1に減少したと述べている。

　エッカ石油の従来の環境では、出先でメールを確認することができず、重要な連絡も会社に戻らなければ把握できない状況があったという。また、問い合わせ対応の多くが電話に依存していたため、情報が個人に集中しやすく、対応履歴が共有されにくい状態が続いていたとのことだ。

Workplaceによる業務コミュニケーション再設計／SalesIQによる問い合わせ可視化

　同社は、メール・チャット・ファイル共有などを統合したZoho Workplaceを導入し、社内コミュニケーションをチャット中心へ移行。特に「Zoho Cliq」を活用し、業務連絡や申請内容をリアルタイムで共有できる環境を整備したという。「Zoho Forms」と組み合わせることで、申請や確認のプロセスをチャット上で完結できる仕組みを構築したとのことだ。

　これにより、人と人との業務コミュニケーションが可視化され、関係者が同じ情報をもとに議論・判断できる環境が整ったとしている。

　あわせて、Zoho SalesIQを活用し、社内問い合わせの一次受付をチャット化。問い合わせ内容を可視化し、履歴として蓄積・共有する体制を整えたという。

　これらの導入および運用設計は、ゾーホージャパン認定パートナーであるワックアップの支援のもと、現場の業務実態に即して進められたとのことだ。

Zoho Workplaceによる成果

• チャットを中心とした情報共有が定着し、チーム全体で対応できる体制を確立
• 関係者が同じ情報をリアルタイムで確認できるようになり、確認待ちや承認待ちによる業務の滞留が減少

Zoho SalesIQによる成果

• 社内問い合わせの受付と履歴が可視化され、対応内容の共有が進展
• ナレッジが蓄積され、同様の問い合わせの繰り返しが減少
• 結果として、緊急性の高い案件のみ電話で連絡が入る状況へ変化
• 電話による社内問い合わせ件数を従来比約3分の1削減

今後の展望

　現在は、コミュニケーションと情報共有基盤の整備を中心に取り組んでいるが、今後は他のZohoソリューションと組み合わせ、業務プロセスのさらなる自動化や省力化を進めていく方針だという。

　また、問い合わせ対応を通じて蓄積されたデータを活用し、業務改善の高度化を図ることで、事業成長を支える基盤として活用を拡大していくと述べている。

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