SHOEISHA iD

※旧SEメンバーシップ会員の方は、同じ登録情報(メールアドレス&パスワード)でログインいただけます

EnterpriseZine(エンタープライズジン)編集部では、情報システム担当、セキュリティ担当の方々向けに、EnterpriseZine Day、Security Online Day、DataTechという、3つのイベントを開催しております。それぞれ編集部独自の切り口で、業界トレンドや最新事例を網羅。最新の動向を知ることができる場として、好評を得ています。

直近開催のイベントはこちら!

EnterpriseZine Day 2022

2022年6月28日(火)13:10

EnterpriseZine(エンタープライズジン)編集部では、情報システム担当、セキュリティ担当の方々向けの講座「EnterpriseZine Academy」や、すべてのITパーソンに向けた「新エバンジェリスト養成講座」などの講座を企画しています。EnterpriseZine編集部ならではの切り口・企画・講師セレクトで、明日を担うIT人材の育成をミッションに展開しております。

お申し込み受付中!

業務効率を上げる Microsoft Officeテクニック集

Outlookでメールの仕分けに困った時には?

困ったときのMicrosoft Office Tips - Outlook (3)


 この連載では、さまざまなシーンにおいてMicrosoft Officeツールを使いこなすためのTipsを紹介します。今回は、Outlookのメールの仕分けルールを思い通りに設定する方法を紹介します。

はじめに

 仕事のメールが毎日来るけど、スパムメールも大量に来て困ったりしますよね。そんなとき、大切なメールは受信時にそれぞれ専用フォルダに自動的に仕分けられると、見落としを防ぎ、後から参照しやすくなるのでとても便利です。

 そこで今回は、Outlookの仕分けルールの作成機能を使って、適切に受信メールメッセージを振り分ける方法について解説します。

Outlookの仕分けルールを使ってできること

 Outlookの仕分けルール機能は、ただ特定のメールを整理するだけではなく、受信したことを通知することもできます。

 よく使われるルールがリストされた組み込みテンプレート、および、独自でルールを作成時に利用できるすべての条件と処理パターンは以下の通りです。

組み込みテンプレート

 自動仕分けウィザードの組み込みテンプレートには、以下のパターンがあります。

メッセージの管理

  • 特定の人から受信したメッセージをフォルダに移動する
  • 件名に特定の文字が含まれるメッセージをフォルダに移動する
  • 配布リストに送信されたメッセージをフォルダに移動する
  • 件名に特定の文字が含まれるメールを削除する
  • 特定の人からのメッセージに色つきのフラグを設定する

情報の通知

  • 特定の人からのメッセージを受信したら、新着アイテム通知ウィンドウに表示する
  • 特定の人からのメッセージを受信したら音で知らせる
  • メッセージを受信したら、自分のモバイルデバイスに通知を送信する

独自仕分けルール

 自動仕分けウィザードで、テンプレート以外のパターンで独自仕分けルールを作成したい場合に利用できる条件と処理は以下の通りです。

 ※は受信メール用、★は送信メール用にのみ利用できます。

条件

  • [差出人]が名前/配布リストの場合 ※
  • [件名]に特定の文字が含まれる場合
  • 指定されたアカウントを経由した場合
  • 自分だけに送信された場合 ※
  • [宛先]に自分の名前がある場合 ※
  • 重要度が(重要度)の場合
  • 秘密度が(秘密度)の場合
  • 次のフラグが付いている場合:(フラグの内容)※
  • [CC]に自分の名前がある場合 ※
  • [宛先]または[CC]に自分の名前がある場合
  • [宛先]に自分の名前がない場合 ※
  • [宛先]または[CC]が名前/配布リストの場合
  • 本文に特定の文字が含まれる場合
  • [件名]か本文に特定の文字が含まれる場合
  • メッセージヘッダーに特定の文字が含まれる場合
  • 受信者のアドレスに特定の文字が含まれる場合
  • 差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合 ※
  • 分類項目が(分類項目)の場合
  • 不在時の自動応答の場合 ※
  • 添付ファイルがある場合
  • サイズが特定の範囲の場合
  • 特定の期間に受信した場合 ※
  • フォームが(フォーム名)の場合
  • ドキュメント/フォームが特定のプロパティの場合
  • 送信者が指定されたアドレス帳に登録されている場合 ※
  • 会議出席依頼または会議の更新である場合
  • このコンピュータで送受信を行った場合のみ

処理

  • 指定フォルダへ移動する ※
  • 分類項目を割り当てる
  • 削除する ※
  • 削除する(復元できません)※
  • コピーを指定フォルダへ移動する
  • 名前/配布リストへ転送する ※
  • 添付して名前/配布リストに転送する ※
  • 特定のテンプレートを使って返信する ※
  • メッセージフラグを設定する
  • メッセージに色付きフラグを設定する ※
  • メッセージフラグを消去する ※
  • 重要度を設定する
  • 印刷する ※
  • 音を鳴らす ※
  • アプリケーションを開始する ※
  • 開封済みとしてマークする ※
  • スクリプトを実行する ※
  • 仕分けルールの処理を中止する
  • カスタムアクションを実行する
  • 新着アイテム通知ウィンドウに通知メッセージを表示する ※
  • 秘密度を設定する
  • デスクトップ通知を表示する
  • 開封済みメッセージを受け取る ★
  • 配布済みメッセージを受け取る ★
  • 名前/配布リストをメッセージの[CC]に追加する ★
  • ○分後に配信する ★

仕分けルール作成の3つのポイント

 仕分けルールをより有効に設定するためにポイントが3つあります。実際に仕分けルールを作成する前に、これらの3つのポイントをおさえてください。

ルールの順序を適切に

 仕分けルールは送受信時に最初に実行されます。複数の仕分けルールを作成すると、後で設定したルールほど処理される順序が先になります。もし、その順序を適切に調整しないと、設定された複数のルールに該当したメールが受信される時などにおいて、意図しない処理がされるなどのエラーが発生する場合があるので注意してください。

設定内容にミスがないように注意

 入力間違いなどのケアレスミスにより適切に処理されない…といったことにならないように、設定内容にミスがないか十分に注意してください。仕分けツールの設定完了時に選択されたフォルダのメッセージに適用することもできるので、そこで確認が行えます。

メッセージ本文ではなく、ヘッダーの内容を対象に条件を設定する

 メッセージ本文内の特定の単語を探して仕分けするといったルールの場合、そのメッセージのボリュームが大きいほど処理に時間がかかってしまいます。なるべく、メッセージ本文内を検索しなければいけないルールは使わないようにしてください。

 メッセージを対象とするのではなく、受信者や送信者のアドレスを対象とするように条件を設定してください。メッセージ本文よりも、メッセージヘッダー部分を検索対象にしたほうがより高速に処理できます。

次のページ
組み込みテンプレートを使って仕分けルールを作成するには

この記事は参考になりましたか?

  • Facebook
  • Twitter
  • Pocket
  • note
業務効率を上げる Microsoft Officeテクニック集連載記事一覧

もっと読む

この記事の著者

小濱 良恵(コハマ ヨシエ)

※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です

この記事は参考になりましたか?

この記事をシェア

EnterpriseZine(エンタープライズジン)
https://enterprisezine.jp/article/detail/321 2008/09/05 22:16

Job Board

PR

おすすめ

アクセスランキング

アクセスランキング

イベント

EnterpriseZine(エンタープライズジン)編集部では、情報システム担当、セキュリティ担当の方々向けに、EnterpriseZine Day、Security Online Day、DataTechという、3つのイベントを開催しております。それぞれ編集部独自の切り口で、業界トレンドや最新事例を網羅。最新の動向を知ることができる場として、好評を得ています。

2022年6月28日(火)13:10

新規会員登録無料のご案内

  • ・全ての過去記事が閲覧できます
  • ・会員限定メルマガを受信できます

メールバックナンバー

アクセスランキング

アクセスランキング