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業務効率を上げる Microsoft Officeテクニック集

表作成にはどのOfficeツールを選択する?

困ったときのMicrosoft Office Tips - Office (2)

 この連載では、さまざまなシーンにおいてMicrosoft Officeツールを使いこなすためのTipsを紹介します。今回は、表を使ったドキュメント作成にはどのツールを選択すると、より効率的かを解説します。

はじめに

 表作成を使ったドキュメント作成を効率的に行うには、Excel、Word、PowerPointのうち、どのOfficeツールを選択しますか? 「表作成って、Excelじゃないの?」と思う人もいるでしょう。しかし、場合によってWordの方が期待通りの表を作れる場合もあるのです。Wordでも簡単な表計算が行えます。

 そこで今回は、それぞれのケースに応じて、Excel、Word、PowerPointのうち、どのOfficeツールを選択して表を作成すべきなのかを解説します。

表作成における3つのOfficeツールの違い

 Excel、Word、そしてPowerPointの3つのOfficeツールは、いずれも表作成が行えます。ただし、ツールによってそれぞれ性質が異なるため、できることとできないことがあります。

 まず、これら3つのOfficeツールにおける表作成機能の違いについて、下表にまとめました。

各種Officeツールにおける表作成機能の違い
  Excel Word PowerPoint
行または列の選択
連続しない複数セルの選択 ×
セル内に画像を挿入 × ×
表の背面の任意の場所に
画像を配置
×
表やセルに背景画像を設定 × ×
セル内の文字の均等割り付け ×
文字サイズの自動調整 × ×
1ページに収まるように
自動縮小
×
図としてコピー/貼り付け × ×
複数ページにわたる表作成 ×
表計算 ×

PowerPointの表はオートシェイプの集合体

 PowerPointでは、バージョン2000以降で表作成機能がサポートされています。しかし実際のところ、一つ一つのセルがオートシェイプになっていて、これらがグループ化されて構成されているのです。そのため、表全体を選択して右クリックし[グループ解除]を選択すると、すべてオートシェイプに変換されます。

表全体を選択して右クリック-[グループ解除]を選択
↓
Microsoft Officeオートシェイプに変換する場合は[はい]ボタンをクリック
この選択範囲には、いくつかの表が含まれています。これらの表を Microsoft Office オートシェイプに変換しますか?
↓
表がオートシェイプに変換された
表がオートシェイプに変換された

 PowerPoint 97との互換性を保つためにオートシェイプに変換する必要がある場合は、この機能を利用します。ただし、一旦オートシェイプに変換された表は、[元に戻す]操作で直前の状態に戻す以外の方法で表に復元することができないので注意してください。

次のページ
セルの中に図を挿入できるのはWordのみ

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この記事の著者

小濱 良恵(コハマ ヨシエ)

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https://enterprisezine.jp/article/detail/916 2009/01/07 11:00

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