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PowerPointでグラフ作成に困った時には?

 この連載では、さまざまなシーンにおいてMicrosoft Officeツールを使いこなすためのTipsを紹介します。今回は、PowerPointのスライドにグラフを作成する方法について紹介します。

はじめに

 数値データを視覚的に分かりやすく表現するには、グラフが一番効果的です。

 そのような場合、Excelで作成したグラフをPowerPointにコピーするケースが多いと思いますが、ファイルサイズが非常に大きくなってしまったり、後からデータの編集ができずに困ったりした経験はないでしょうか。

 そこで今回は、PowerPointのスライドにグラフを挿入するさまざまな方法を紹介します。また、PowerPointで一からグラフを作成して編集する方法についても解説します。

PowerPointのスライドにグラフを挿入する方法は3つ

 PowerPointのスライドにグラフを挿入する主な方法は、以下の3つです。

  • Excelのグラフ(ブック全体)として貼り付ける
  • Excelのグラフを図として貼りつける
  • PowerPointのグラフ埋め込みオブジェクトで一から作成する

 すでにExcelでグラフを作成しているのであれば、そのグラフをコピーしてPowerPointのスライドに貼り付ければ簡単です。しかし、この場合、Excelのグラフを作成したブックもすべて埋め込みオブジェクトとして貼り付けられるので、貼り付けたグラフをダブルクリックすると、内部でExcelのブックが開きます。そのため、グラフの再編集はできますが、ファイルサイズがその分大きくなります。

 一方、Excelのグラフを図として貼り付けると、プレゼンテーションのファイルサイズが小さくなります。ただし、図として貼り付けたグラフは再編集できないので注意してください。

 もし、グラフを一から作らなければいけない場合は、PowerPointのグラフオブジェクトとして挿入して、グラフを一から作成していくとよいでしょう。この場合は、Excelのグラフをそのまま貼り付けたのと同様にグラフの再編集が自由に行えますが、Excelのグラフ貼り付けよりもファイルサイズが軽くなります。

グラフ作成のポイント

 PowerPointのグラフ埋め込みオブジェクトで一から作成する場合でも、基本的にExcelのグラフ作成機能とほぼ変わりません。株価、散布図、レーザー、ドーナツ型などのグラフも作成できます。棒グラフと折れ線を組み合わせた複合グラフの作成はもちろん、近似値を求めることもできます。

 しかし、さまざまな種類のグラフが用意されている分、どれを選択すればよいのか迷うことも多いと思います。

 そこで、代表的な3つのグラフ(棒グラフ・円グラフ・折れ線グラフ)のなかで、具体的にどのグラフがどのようなデータをあらわすのに適しているのか下表にまとめてみました。

代表的なグラフに適した用途
グラフの種類 用途
棒グラフ
  • それぞれのデータの大小を比較するためのもの
  • それぞれ部門別の売上高などを比較したいときに利用する
  • 主に以下のタイプがある
    • 集合縦棒:項目ごとに値を比較
    • 集合横棒:項目間の値を比較
    • 積み重ねグラフ etc
円グラフ
  • 構成比を分かりやすくするためのもの
  • それぞれ全体の何パーセントであるか割合を示したいときに利用する
折れ線グラフ
  • 時間の経過とともにどのように変化していくかを示したいとき
  • 項目によるデータの傾向を表したいとき
  • 気温の変化、人口の推移など

ExcelのグラフをPowerPointのスライドに貼り付けるには

 Excelのグラフエリアを選択してコピーを行い、PowerPointの貼り付けたいスライドに貼り付けると、[貼り付けオプション]ボタンが表示されます。通常の操作ではExcelのグラフとして貼り付けられますが、[貼り付けオプション]の▼をクリックして、[グラフの図(ファイルサイズ 小)]を選択すると、図として貼り付けることができます。

グラフエリアを選択してコピー
グラフエリアを選択してコピー
↓
PowerPointのスライドに「グラフの図」として貼り付け
PowerPointのスライドに「グラフの図」として貼り付け
↓
グラフの図のサイズを調整する
グラフの図のサイズを調整する
Excelのグラフの枠を外すには

 既定のグラフでは、グラフエリアに枠線がつきます。この枠線をはずすには、PowerPointのスライドに貼りつける前に、あらかじめグラフエリアの書式設定を表示し、輪郭を「なし」にします。

グラフエリアを選択してグラフツールバーの[グラフエリアの書式設定]ボタンをクリック
↓
[グラフエリアの書式設定]ダイアログボックスで[輪郭]を「なし」に指定
↓
グラフの枠線がなくなった
グラフの枠線がなくなった

次のページ
PowerPointで一からグラフを作成するには

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この記事の著者

小濱 良恵(コハマ ヨシエ)

※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です

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https://enterprisezine.jp/article/detail/891 2008/12/12 14:00

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