「SPA」は、企業の業務取引で必ず発生するPDF等の電子ファイルや、紙をスキャニングして電子化したファイルをシームレスに保管し活用することが可能な電子活用ソリューションになる。
例えば保険業界では、保険料を支払う際に事故証明書や医療機関からの診断書等、さまざまな紙の提出書類が集められ、業務が行われる。これらの紙の提出書類をスキャニングして電子化し、自動的に「SPA」に保管する。企業内で利用するあらゆる電子ファイルを「SPA」で管理することで、データの一元管理ができるという。
膨大なドキュメントの中から、文字、数字、日付等で該当する電子ファイルをスムーズに検索し、検索結果は、複数の電子ファイルを1つの電子ファイルとし統合し閲覧ができる。また、閲覧時には、個人情報や重要な箇所を項目単位に非表示にするマスクを施すなど、原本の電子ファイルに変更を加えずに柔軟な設定が可能になっている。
「SPA」の特徴は次のとおり。
・電子棚×自動化
- 人が紙をファイリングする際に決定した仕分けのルールを、PDFファイルの運用管理に適用できる。仮想PDF技術で、複数の電子ファイルを統合し、1つのファイルとして扱える。原本の電子ファイルを保証しながら、条件を適応した電子ファイルの編集を自動化できる。
・高セキュリティ×自動化
- 原本はそのままに、パスワード設定・印刷不可設定・透かしの埋め込み・アクセス制御・マスク（秘密事項等の重要な箇所を非表示）・墨消し（データ削除）が緻密に設定できる。個人情報が記載された紙の提出書類も、SPAを利用することにより、該当する個人情報の箇所の墨消しは自動化して削除する等の設定も可能。
- 印刷や閲覧等情報を記録できるため内部統制に有効。
- 記録管理によりドキュメントのライフサイクル管理ができる。
・高速検索
- 紙やPDFファイルから日付、数字、文字列などの条件を設定することで、部分一致や範囲検索もできるほか、検索条件にヒットした帳票リストを出力することもできる。大容量データを瞬時に高速検索できる。
・情報活用
- データをCSVでダウンロードできる。データ連携により、蓄積された膨大なファイルのデータ分析も可能。参照されていないドキュメントの統計を取り不要なドキュメントか判断し、廃止や見直しを検討する等、業務の効率化に役立てられる。
- PDFファイルや帳票印刷データをタブレット端末上で閲覧、印刷、スタンプ付与、画像貼り付けなどが可能。
