仕様書作成にどのツールを使う？ 段落と改ページの操作 (5)
ドキュメント作成のためのMicrosoft Officeテクニック 第6回
この連載では、ビジネス文書を作成する上で知っておくと便利なMicrosoft Officeの操作テクニックを紹介します。今回は、改ページ時によくある問題の対処方法と、段落の取り扱いについて紹介します。
はじめに
これまで、仕様書などの文書作成において、正しい文書作成の基本から、見出しのマークアップの必要性、および、表作成のコツなどを紹介してきました。今回は、「改ページしたら、前のページの最終行にスタイルが残ってしまった！」「表のはじめで改ページすると、なぜか2行目から表が始まる！」などといった「困った」問題の対処方法をはじめ、Wordでの段落や改ページなどの制御を思い通りに行うためのポイントを紹介します。
見出しの先頭で改ページがうまくいかない！
Wordで改ページするには、改ページしたい場所にカーソルを移動して［Ctrl］キーを押しながら［Enter］キーを押します。しかし、見出しの先頭にカーソルを移動して改ページすると、下の図のように、前ページの最終行に見出しスタイルが残ってしまいます。
すると、Wordでは、上の例の「1.3 Types and variables」という見出しは6ページの1行目に存在するのではなく、5ページの14行目から6ページの1行目にまたがって存在していると認識されてしまいます。目次作成においても、この見出しは6ページではなく5ページに存在すると認識され、ページ番号が5になってしまう、という問題が発生しまうのです。
そこで、見出しの先頭で改ページをきれいに行うには、見出しスタイルにカーソルを移動して、「段落前で改ページする」ように設定します。すると、前ページの最終行に残ってしまった見出しスタイルの前に改ページが追加されるので、余分な改ページの制御部分を削除します。
- 見出しスタイルにカーソルを移動し、［書式］-［段落］をクリックします。
- ［段落］ダイアログボックスの［改ページと改行］タブを開きます。
- 「段落前で改ページする」にチェックを入れて、［OK］ボタンをクリックします。
- 最後に、改ページ部分を削除します。下の図のように、改ページされた部分にカーソルを移動し、［Delete］キーを押します。
［Ctrl］ キーを押しながら［Enter］キーを利用した改ページは、原則的に通常の段落（「標準」スタイル）での改ページのみ利用します。ただし、そのほかの見出しなどの特殊スタイルの場合は［Ctrl］+［Enter］キーを使わず、「段落前で改ページする」などの設定をするのがポイントです。
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小濱 良恵（コハマ ヨシエ）
Microsoft MVP for Expression (April 2008 - March 2009)
Microsoft Office や Expression Web の書籍やWeb記事を執筆するテクニカルライター。
当初は派遣の仕事が中心で、2002年にMOUS（現Mic...※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です
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