ビジネスマンの“時間を奪う”メールこそ生成AI活用を！Gmailに出現した「Gemini」活用の一歩

1日平均2時間も費やすメールの送受信、慢性的な課題に

　現代のビジネスシーンにおいて、メールは私たちの業務に欠かせないコミュニケーションツールです。特に社外とのやり取りでは積極的に活用され、重要な情報伝達の手段となっています。

　日本ビジネスメール協会の『ビジネスメール実態調査2024』によると、ビジネスパーソンはメールを1日平均12通送信し、48通受信しているそうです。約9割に上る人がメール添付でファイル送信を行うと回答しており、メールが情報伝達の中心的な役割を担っていることが分かります。

　必要不可欠な存在である一方で、日常的なメール活用は、大きく2つの課題を生んでいると言えます。一つは情報過多の問題。複数の議題や指示、添付ファイルなど多くの情報を詰め込みすぎることで、重要な内容が埋もれてしまうケースが増えています。1通のメールを読むのに平均1分27秒、書くのに平均5分57秒かかるといわれており、送受信数に掛け合わせると、メール対応だけで1日約2時間も費やしていることになります。もう一つは、コミュニケーションの複雑化です。文字情報だけでは、書き手の意図や感情が正確に伝わらない場面が少なくないうえに、CCやBCCの多用や複雑に連なるスレッドにより、情報の見落としや誤解が生じやすくなっています。

　これらの課題は、業務効率の低下、余分なコミュニケーションコストの発生、意思決定の遅延といった悪影響につながりかねません。こうした課題の解決策として、生成AIを活用したメール環境の改善が注目されています。

Gmailに統合された「Gemini」の活用事例

　情報過多とコミュニケーションの複雑化という慢性的な課題に対して、Geminiを使うことでどのように変わるのでしょうか。Gmailの右上にあるGeminiを活用した具体例を紹介していきます。