JR九州グループ24社で年間3,700時間以上の工数削減──Bill One導入で請求書業務を効率化

　Sansanは、JR九州ビジネスパートナーズを中心としたJR九州グループ24社における、「Bill One」の成果を発表した。

　JR九州グループでは、グループ各社の業務担当者が請求書を郵送で受け取り、開封して経理担当者へ回覧。その後、JR九州ビジネスパートナーズに再度郵送や直接手渡しする運用が主だったという。業務担当者が確認や回覧を後回しにしてしまうケースも多く、請求書が月末月初に集中する傾向も見受けられたといい、結果的に請求書処理の業務負荷が特定の時期に偏り、JR九州ビジネスパートナーズでは短時間勤務者のリソースを十分に活用できず、テレワークも実施できないという課題が顕在化していたとのことだ。

　そこでグループ各社でBill Oneを導入。紙の請求書にかかるアナログ業務が不要になり、グループ24社で年間3,700時間以上の工数削減を実現したという。また、取引先が請求書をオンライン上のBill Oneへ直接アップロードできるようになったことで、現在では多くの取引先が請求書をデジタルに切り替え、郵送にかかる手間と時間が削減されたとする。

　さらにグループ各社の経理担当者がBill One上で請求書の処理状況をタイムリーに確認できるようになったことで、月末月初に偏っていた請求書処理を平準化でき、人的リソースを有効活用する業務環境も構築できたとのことだ。

JR九州ビジネスパートナーズ SSC事業本部 花田潤子氏のコメント

　当社はシェアードサービスセンターとして、日頃から経理業務の効率化と平準化を目指していました。はじめは、デジタル化を自社で完結することを目指し、AI-OCRでの検証を行いましたが、精度がまったく足りなかったため、99.9%の精度（※Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度）で請求書のデータ化ができるBill Oneを活用することを決定しました。当初は、業務フローをデジタル化することに、取引先が協力してくれるか不安な気持ちもありました。しかし、案内をはじめると、想定以上に多くの地元の取引先が効率化のメリットを感じ、オンラインでのアップロードに賛同してくれました。また、受託をしていなかったグループ会社からも、Bill Oneを使ってみたいという問い合わせが着々と増え、それをきっかけに受託会社の数も増加しています。

　今後は、Bill Oneのサポートも得ながら、取引先のオンラインアップロード数をさらに増やしていきたいと考えています。最終的には取引の大半をデジタルだけで完結できる業務フローを実現し、グループ全体の生産性向上に寄与していきたいと思っています。