「契約書管理 on kintone」は、新明和ソフトが2008年に発売した「契約書管理システム」を、サイボウズが提供するクラウドサービス「kintone」上で動作するテンプレートとして開発したもので、高度な検索、期限管理、およびアクセス権限管理機能を備えており、各種契約書を電子データとして管理することができる。
このソフトは、法務や営業部門などで「膨大な量の契約書から目当ての契約書を見つけられない」「契約書の期限が切れていた」「紙媒体だと誰でも閲覧可能できるためセキュリティー面に不安がある」といった課題を解決するツールとして、既に「kintone」を導入されているユーザーに向けて販売していくという。
「契約書管理 on kintone」特徴
・高精度な検索機能により作業効率がアップ
電子化した契約書に対して、「担当者」や「契約終了日」といった任意の検索項目を設定することができるため、さまざまな条件を組み合わせて文書をスピーディーに検索することができる。また、スマートフォンからも閲覧でき、外出先など場所を選ばず作業できる。契約書を更新した後も、過去の履歴を残しているため、遡って契約内容を照会することも可能。
・契約期限の自動通知機能により更新漏れを未然に防止
予め設定をした契約期間終了日以前に、担当者宛に予告メールまたはLINE WORKSによるメッセージが自動配信されるため、更新漏れを未然に防ぐことができる。また、万一契約期限を超えて放置した場合も、警告メールが再度配信される二重対策を施している。
・アクセス権限管理により情報漏洩を防止
ユーザーや部署ごとにアクセス権限を付与することができ、端末に情報を残さないよう「ダウンロード禁止」「PDF表示のみ」といった操作制限もかけられるなど、各種情報漏洩対策機能も備えている。
