青山学院は、住友電工情報システムが提供する「楽々WorkflowII（らくらくワークフローツー）」を導入した。
青山学院は、紙の申請書管理に多大な手間を費やしていたため、ワークフローシステムの導入を検討。複数の製品を比較した結果、価格や操作性、機能などの多角的な観点から楽々WorkflowIIを選定したという。
選定理由の最大のポイントは、楽々WorkflowIIがワークフローに特化しており、申請フォームや承認経路の作成を手軽に行えること。加えて、思いついたワードやあいまいな表現から、添付ファイルの中身まで漏れなく高速に全文検索が可能な「ハイパー全文検索」オプションにより、事務部門への問い合わせの大幅削減が期待できることが導入の後押しとなったという。
楽々WorkflowIIの導入によって、年間約4,500枚あった紙の申請書の電子化や、ハイパー全文検索を活用した問い合わせ業務の負担削減などを実現。今後は、楽々WorkflowIIと電子署名システムとの連携など、新たなシステムとの統合も視野に入れており、有効性が一層高まることが期待されているという。
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EnterpriseZine編集部（エンタープライズジン ヘンシュウブ）
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