このソリューションは、契約時にPCやスマートデバイス上で、書面上の入力項目の設置やワークフローの設定、承認、電子署名などを行うことができ、手続きに掛かる時間とコストを削減する。また、締結後の契約書や関連資料をセキュアに一元管理し、柔軟に検索できることで、監査対応やコンプライアンス強化を支援するという。
日立ソリューションズは、申し込みや注文、同意書、報告書など、企業間の文書のやり取りが発生する幅広い業務にもこのソリューションを適用し、基幹システムなどの既存システムとの連携も含め、業務の効率向上を支援するとしている。
今後、契約の合意に至るまでのやり取りや添付資料などの情報を、企業間でセキュアに共有することにも対応する予定だという。
「電子契約ソリューション」の特徴は次のとおり。
1. 契約業務をいつでも、どこからでも行うことができ、業務効率を向上
「DocuSign」で、契約書の書面に必要な情報の入力項目の設置や、ワークフローによる承認・署名など、契約締結の一連の流れをデジタル化。これにより、場所を選ばずに、契約業務ができるようになり、手続きにかかる時間とコストを削減する。紙文書での契約で必須となる印刷やスキャン、ファックスおよび宅配便での送付などの処理が不要となる。
2. 契約後の文書や関連資料をセキュアに一元管理し、コンプライアンスを強化
文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」で、締結後の電子契約書や関連資料などを適切なアクセス権の設定で一元管理し、保管することでセキュリティを確保する。また、証跡の管理などにより情報漏洩を抑止したり、紛失リスクを軽減したりすることで、コンプライアンスを強化。さらに、柔軟な検索機能により、監査などにも迅速に対応することができる。
