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週報アプリで会議時間を削減しよう

  2012/09/12 00:00

はじめまして。この度DBonlineで執筆をさせていただくことになった、サイボウズ株式会社のkintoneプロダクトチーム・プロモーション担当の「まことーん」こと荒金万琴です。よろしくお願いいたします。

会議で使える「報告アプリ」

 「kintone」とは、サイボウズが提供しているクラウドデータベースサービスです。ノンプログラミングで入力フォームを設計でき、数分で業務に合わせたアプリが作れるのが特徴です。また、単純にデータを蓄積するだけでなく、進捗管理やメンバー間でのコミュニケーションが行える機能を搭載しています。

 DBonlineでは以前、こちらの記事でkintoneを紹介していただきました。プロダクトマネージャーの田村が悪い顔をしていますね。

 こんな風にkintoneの説明をすると、「じゃあ実際、どんな業務で使っているの?」というご質問をよくいただきます。そこで、この連載では、サイボウズ社内のいろんなところでのkintoneの使い方を紹介していこうと思います(次回以降ご紹介するアプリは、この記事の最後で!)。それではさっそく、記念すべき1回目のアプリ紹介に移りましょう!

 kintoneチームでは、プロダクトマネージャーをはじめ、プロモーション・開発・営業・SEの担当で週次ミーティングを開催しています。前週までのタスクの進捗や、相談事項などを共有しています。これにはだいたい10人ぐらいが参加しますが、会議時間は30分に設定しています。

 「そんなに短くて大丈夫?」と思った方、これが意外と大丈夫なんです。「どうせkintoneが出てくるんでしょ」と思った方、大正解です。会議で使える「報告アプリ」を紹介します。

 これが、実際に使っている週報アプリです。報告日・報告者・活動報告の入力欄があり、必要であればファイルも添付できるというシンプルな構成です。

 このアプリに、毎週自分の報告事項を書き込みます。同時に、ミーティングまでに他の人の報告を読んでおきます。その中で疑問などがあれば、コメント欄に書き込んでおき、会議で議論を行う、という流れになります。

 議事録代わりに、コメント欄にメモを書いておくこともできます。コメントは一つ一つの報告にひもづくので、掲示板のようにログが流れてしまい、あとから探せなくなることも防げます。

 このように週報アプリを使って、報告・質問・議事録をまとめて管理し、効率よく会議をしています。日付や報告者での絞り込み、キーワード検索もできるので、あとからでも楽に探せます。

 ちなみに今月からは、会議自体をなくしてアプリでの報告のみにするという試みを始めています。特にディスカッションしたいテーマがあるときのみ、個別に打ち合わせを設定するようにしました。kintoneで会議0分!…はハードルが高いかもしれませんが、週報アプリ、みなさまもぜひ試してみてください。kintoneの環境をお持ちでない方は、こちらからお申込みを受け付けております(宣伝)。

※この続きは、会員の方のみお読みいただけます(登録無料)。


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著者プロフィール

  • 荒金 万琴(アラガネ マコト)

    サイボウズ株式会社で「kintone」のプロモーションを担当しています。特技は「3分でアプリ作成」、ときどきイベントで披露しています。サイボウズ社内のいろんなところで使われているアプリをご紹介していきます。  kintone製品サイト:http://kintone.jp/  Facebook...

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