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チャットアプリをビジネスで利用する場合の注意点とは?「TopicRoom」が企業で選ばれる理由

万全なセキュリティ対策でビジネスでも安心してチャットできる「TopicRoom」

NTTソフトウェア株式会社 ビジネスソリューション事業部 片山 珠里氏

NTTソフトウェア株式会社 ビジネスソリューション事業部 片山 珠里氏

 こうしたニーズや課題があるなか、ビジネス向けチャットアプリで定評があるのが、NTTソフトウェアが提供している「TopicRoom」(トピックルーム)だ。NTTソフトウェア ビジネスソリューション事業部 第二カンパニー エンジニア 片山珠里氏は「提供開始した2年前は『チャットなんて仕事で使うものではないでしょ?』『遊びの延長でしょ?』と思われがちでしたが、最近では企業の認識もすっかり変わりました」と述べる。  

 TopicRoomの大きな特徴は、ビジネスコミュニケーションツールとして安全面(セキュリティ)と生産性をきちんと両立できているところにある。特に綿密に対策が施されているのがセキュリティだ。セキュリティ面での主な特長を3つ紹介しよう。

1. シンクライアント

 TopicRoomでは端末に会話データを保存しない。万が一盗難や紛失に遭っても、会話を盗み見られることはない。端末を紛失したら管理側からログアウトさせることも可能。通信環境が悪いと読み取りに時間がかかる場合もあるが、チャットのやりとりであれば膨大なデータにならないため、支障になることは少ない。

2. 通信とデータの暗号化

 サーバーと端末の間の通信は暗号化(HTTPS・SSL)を施している。通信をキャプチャして会話を盗み見るのは困難だ。また、サーバーに保存されている会話データは暗号化されているため、サーバーに不正アクセスして読み取ろうとしても阻むことができる。

3. 4Key認証

 認証は基本的な「ユーザーIDとパスワード」だけではなく、アプリ認証とデバイス認証も行っている。機種変更や盗難で新しい機種にしたら、古い機種は管理側でアクセスできないようにできる。  

 ほかにも、管理側ではファイル添付の可否や接続を許可するIPアドレスの設定等、細かなセキュリティ設定メニューを用意している。必要な項目はできる限り利用する企業がコントロールできるほうが望ましく、その点、TopicRoomは企業で安心して使える仕様となっている。 

TopicRoomの画面イメージ[クリックすると図が拡大します]

 「こうした万全なセキュリティ対策だけでなく、“NTTブランドの安心感”もお客様から支持されている大きな理由です。ビジネスチャットアプリは海外やベンチャー発のサービスが多い中、TopicRoomはNTTソフトウェアが自社で開発・運用しています。そのためお客様の要望に応じて、スピーディーに機能拡張を行うことが可能です。また、国内で対応できるサポート体制も大きな安心材料となっています」と片山氏はTopicRoomが企業に選ばれる理由を説明する。

 TopicRoomは現在、BCP(事業継続計画)での情報共有、在宅勤務や外出中の営業担当からの営業報告、介護現場での情報伝達など多様なケースで導入が進んでいる。「最近では、LINEなどのシャドーIT対策としてTopicRoomを利用したいというご相談も増えています」(片山氏)

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セキュリティ面だけではない、“使い勝手”もビジネス向けにきめ細かく配慮

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加山 恵美(カヤマ エミ)

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