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チャットアプリをビジネスで利用する場合の注意点とは?「TopicRoom」が企業で選ばれる理由

 少し前までチャットアプリはプライベートの交流のためのものと思われていたが、今ではビジネスの連絡手段としても普及してきている。同僚には要件を手短に伝えるほうが生産性や効率面で重要だからだ。しかしビジネスで使うとなると情報の取り扱いには気をつけなくてはならない。万が一、情報漏えいにつながれば致命的なことになる。言い換えれば、セキュリティや安全性が十分考慮されていれば、チャットアプリはビジネスでも使えて社内の情報共有を活性化できる。

ビジネスでもチャットアプリが普及しているワケ

 「お疲れさまです」、「○○部の××です」、「どうぞよろしくお願いいたします」など、メールでは要件の前後に挟まなくてはならない文言が多い。同報メールで飛び交う「了解しました」だけの返信も悩ましい。返信がないと発信者は「ちゃんと読んでくれたかな」と不安になる一方、受信者がそれぞれ返信すると重要なメールが埋もれてしまいかねない。  

 「定例会議は○○会議室に変わりました」「いま電話してもいいですか?」など、やや緊急性を伴うような連絡事項にはチャットアプリが向いている。近年LINEの影響でチャット形式のコミュニケーションが日常的になり、こうしたコミュニケーションがビジネスにおいても増えてきた。かしこまった連絡はメールがふさわしいものの、身内などの連絡ならチャットで手短かつ手軽に伝えられるほうがいい。  

 また、こうしたチャットアプリの普及は、“働き方”が多様化している背景も後押しとなっている。在宅勤務や出先ではスマートフォンやタブレットを用いている可能性が高く、社内のようにパソコンを使用しているとは限らない。そうなると相手に即座に伝えられて、手軽に入力できたほうが効率がよい。また、職場で近くにいる同僚に声をかける感覚でコミュニケーションがとれると在宅勤務もしやすくなるだろう。そうした要件にチャットアプリは見事にマッチしている。

ビジネス利用における注意点、「シャドーIT」に潜むリスクとは?

 しかし問題は安全性だ。実際、仕事のやりとりにLINEやFacebookメッセンジャーなどチャットアプリを用いている現場は多いだろう。これもいわゆる「シャドーIT」のひとつ。企業のシステム部門が関与しないところでビジネスの情報が飛び交っていることになる。  

 LINEほか普及しているチャットアプリでも当然のようにセキュリティは考慮されているとはいえ、一般向けチャットサービスをビジネスで利用するには様々な懸念がある。例えば誤送信、盗難や紛失。送信相手を間違えて不適切な内容を送信してしまえば情報漏えいにつながりかねず、端末だけではなくアカウントの管理にも事故は起こりうる。  

 では、ビジネスでチャットアプリを用いる場合に注意すべき点は何か。セキュリティ面では何よりも第三者から盗み見られないことが挙げられるだろう。万が一のことを想定して自社の管理下にあることが重要である。もちろん、従業員の使い勝手や生産性向上への考慮も欠かせないポイントだ。

万全なセキュリティ対策でビジネスでも安心してチャットできる「TopicRoom」

NTTソフトウェア株式会社 ビジネスソリューション事業部 片山 珠里氏

NTTソフトウェア株式会社 ビジネスソリューション事業部 片山 珠里氏

 こうしたニーズや課題があるなか、ビジネス向けチャットアプリで定評があるのが、NTTソフトウェアが提供している「TopicRoom」(トピックルーム)だ。NTTソフトウェア ビジネスソリューション事業部 第二カンパニー エンジニア 片山珠里氏は「提供開始した2年前は『チャットなんて仕事で使うものではないでしょ?』『遊びの延長でしょ?』と思われがちでしたが、最近では企業の認識もすっかり変わりました」と述べる。  

 TopicRoomの大きな特徴は、ビジネスコミュニケーションツールとして安全面(セキュリティ)と生産性をきちんと両立できているところにある。特に綿密に対策が施されているのがセキュリティだ。セキュリティ面での主な特長を3つ紹介しよう。

1. シンクライアント

 TopicRoomでは端末に会話データを保存しない。万が一盗難や紛失に遭っても、会話を盗み見られることはない。端末を紛失したら管理側からログアウトさせることも可能。通信環境が悪いと読み取りに時間がかかる場合もあるが、チャットのやりとりであれば膨大なデータにならないため、支障になることは少ない。

2. 通信とデータの暗号化

 サーバーと端末の間の通信は暗号化(HTTPS・SSL)を施している。通信をキャプチャして会話を盗み見るのは困難だ。また、サーバーに保存されている会話データは暗号化されているため、サーバーに不正アクセスして読み取ろうとしても阻むことができる。

3. 4Key認証

 認証は基本的な「ユーザーIDとパスワード」だけではなく、アプリ認証とデバイス認証も行っている。機種変更や盗難で新しい機種にしたら、古い機種は管理側でアクセスできないようにできる。  

 ほかにも、管理側ではファイル添付の可否や接続を許可するIPアドレスの設定等、細かなセキュリティ設定メニューを用意している。必要な項目はできる限り利用する企業がコントロールできるほうが望ましく、その点、TopicRoomは企業で安心して使える仕様となっている。 

TopicRoomの画面イメージ[クリックすると図が拡大します]

 「こうした万全なセキュリティ対策だけでなく、“NTTブランドの安心感”もお客様から支持されている大きな理由です。ビジネスチャットアプリは海外やベンチャー発のサービスが多い中、TopicRoomはNTTソフトウェアが自社で開発・運用しています。そのためお客様の要望に応じて、スピーディーに機能拡張を行うことが可能です。また、国内で対応できるサポート体制も大きな安心材料となっています」と片山氏はTopicRoomが企業に選ばれる理由を説明する。

 TopicRoomは現在、BCP(事業継続計画)での情報共有、在宅勤務や外出中の営業担当からの営業報告、介護現場での情報伝達など多様なケースで導入が進んでいる。「最近では、LINEなどのシャドーIT対策としてTopicRoomを利用したいというご相談も増えています」(片山氏)

セキュリティ面だけではない、“使い勝手”もビジネス向けにきめ細かく配慮

 使い勝手もビジネス向けにきめ細かく配慮されている。パソコン、スマートフォンなどマルチデバイス対応しており、同じ操作感で利用可能だ。

NTTソフトウェア株式会社 ビジネスソリューション事業部 片山 珠里氏

 また、利用シーンに合わせた通知方法の設定もできる。例えば、特定のルーム(複数ユーザーとのやりとり)や発言中のキーワードを設定することができる。例えば「鈴木(自分の名前)」を常に新着通知設定しておけば、自分に関係する発言を見逃すことはない。実際にこのルールを設定し、「鈴木さん、○○の状況を教えてください」などと伝えたい相手の名前を入れて投稿する運用にしている現場もあるそうだ。  

 検索機能も充実している。一般向けチャットアプリは過去の発言を検索するのが難しいが、ビジネスでは一般の会話よりFAQが多いので過去発言の検索や再利用は重要だ。検索はキーワード検索のほか、ユーザーや日付でも検索ができる。

 TopicRoomでは「会話のまとめ」機能があり、残しておきたい投稿を選択するだけで「まとめ」として残せる。個人の備忘録やToDoとして活用しているユーザーも多いそうだ。  

 TopicRoomの今後の展開について、片山氏はさらなるセキュリティ強化のほか、グループウェアなど他社サービスとのAPI連携の強化も挙げる。「自社開発ならではの特長を生かし、お客様の要望を柔軟に製品に取り込み、早いサイクルでより良い機能拡張をした製品を提供していきたいです」と片山氏は強調した。

LINE、Facebook……チャットアプリのビジネス利用で不安を抱えていませんか?

  • 無料ツールをビジネスで使うのはセキュリティ上の不安がある…。
  • 仕事とプライベートの情報が一緒に表示されて問題だ…。
  • 過去のやり取りが見えない。ログも大量で探すのは大変…。

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