芝パークホテルは、日立システムズのサポートを得てデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進し、バックオフィス業務の効率化と接客サービスの向上を発表した。
芝パークホテルは、スタッフの負担になっているバックオフィス業務の効率化や接客サービスの向上にも取り組んでいるという。こうした背景を踏まえ、日立システムズは、同ホテルの取り組みを支援するため、宿泊予約管理業務をRPAにより効率化することを提案。その結果、下記の点などから、採用に至ったとしている。
- 属人化されていた宿泊予約管理業務における手順の整理・文書化から支援できる
- ホテル業向けに幅広いサービスの導入実績がある
- 200社以上にRPAを導入した実績があり、業務に応じて適切なRPAツールを提供できる
具体的な取り組みとして、宿泊予約管理業務の中でも特に煩雑でスタッフの作業負荷が高く、またRPAによる効率化が見込まれる作業を複数ピックアップし、段階的に自動化を進めたという。
たとえば、ホテルの予約登録では、宿泊予約の多くは予約サイトからの申し込みであり、芝パークホテルのWebサイト以外からのインターネット予約であってもサイトコントローラーで集約し、ホテルの施設管理システムへ自動的に反映している。しかし、システム連携がされておらず、サイトコントローラーで集約できない予約サイトの場合は、FAXやメールの情報を基にスタッフが手入力で登録しなければならず、負荷の高い作業のひとつになっていたという。
今回、RPAにより予約サイトから最新の予約情報を抽出し、芝パークホテルの施設管理システムへ自動登録する仕組みとしたことにより、業務効率化ができたとしている。RPAの適用にあたっては、日立システムズのエンジニアが、同ホテルのスタッフから業務手順を一つひとつヒアリングしたうえで文書化し、業務に適したRPAツール「BizRobo!」を活用した効率化手法を考案したとしている。
今回の取り組みにより、予約業務を担当するスタッフが外線電話の一括対応もできるようになったり、外国籍スタッフに日本語での接客研修をするなどの接客サービス向上に取り組めたりと、新型コロナウイルス感染防止対策にも注力できたという。
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