エイトレッドは、ワークフローシステムを導入しており、リプレイスを検討している情報システム、総務、DX推進担当者110名を対象に、ワークフローシステムのリプレイスに関する実態調査を実施した。
調査概要
- 調査名称：ワークフローシステムのリプレイスに関する実態調査
- 調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー」の企画によるインターネット調査
- 調査期間：2024年7月5日〜同年7月8日
- 有効回答：ワークフローシステムを導入しており、リプレイスを検討している情報システム、総務、DX推進担当者110名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計が必ずしも100とは限らない。
調査結果
約半数が、現在使用中のワークフローシステムは導入から「5年以上」経過
「Q1.現在使用中のワークフローシステムは、導入からどのくらいの期間が経過していますか。」（n＝110）と質問したところ、「5年以上10年未満」が30.9％、「3年以上5年未満」が27.3％、「10年以上」が18.2％という回答になった。
リプレイスの検討理由、51.8％が「機能面で課題を感じるから」と回答
「Q2.あなたがリプレイスを検討している理由を教えてください。（複数回答）」（n＝110）と質問したところ、「機能面で課題を感じるから」が51.8％、「基幹システムの入れ替えがあるから」が42.7％、「使用中のシステムがEOS（販売終了）になったから」が33.6％という回答になった。
機能面での課題、「操作性が良くない」が56.1％で最多
Q2で「機能面で課題を感じるから」と回答した方に、「Q3.具体的に、どの機能面で課題を感じているのかを教えてください。（複数回答）」（n＝57）と質問したところ、「操作性が良くない」が56.1％、「書類の検索や管理が効率的でない」が47.4％、「柔軟な連携ができない」が43.9％という回答になった。
「自社の業務にあうようにカスタマイズすることが難しい」や「セキュリティ対策」などの課題も
Q3で「わからない／答えられない」以外を回答した方に、「Q4.Q3で回答した以外に、機能面で感じている課題があれば教えてください。（自由回答）」（n＝57）と質問したところ、「自社の業務にあうようにカスタマイズすることが難しい」や「セキュリティ対策」など21の回答が得られた。
＜自由回答・一部抜粋＞
- 54歳：社外のパッケージシステムとの連動が容易でない
- 57歳：自社の業務にあうようにカスタマイズすることが難しい
- 59歳：セキュリティ対策
- 57歳：次のフェーズへの移行の処理がメールのみであり、十分な伝え方ではない
- 43歳：ユーザビリティがいまいち
現在導入されているワークフローシステムの課題は「電子化しきれない申請書がある」「基幹システムや外部システムとの連携が難しい」など
「Q5.現在導入されているワークフローシステムに対して感じている課題を教えてください。（複数回答）」（n＝110）と質問したところ、「電子化しきれない申請書がある」が46.4％、「基幹システムや外部システムとの連携が難しい」が39.1％、「システム開発が内製化されていないため、即時修正ができない」が33.6％という回答になった。
リプレイスに向けた準備を「進められていない」企業は20.9％
「Q6.現在システムのリプレイスに向けて、準備を進めていますか。」（n＝110）と質問したところ、「まだ進めていないが、計画は立てている」が19.1％、「まったく進めていない」が1.8％という回答になった。
リプレイスを進められていない理由、「予算／時間がないから」「期待通りのシステムになるか不安だから」が上位
Q6で「まだ進めていないが、計画は立てている」「まったく進めていない」と回答した方に、「Q7.リプレイスを進められていない理由を教えてください。（複数回答）」（n＝23）と質問したところ、「予算／時間がないから」が43.5％、「期待通りのシステムになるか不安だから」が43.5％、「社内の合意形成が取れないから」が39.1％という回答になった。
「リプレイスを希望していない部署がある」などの理由も
Q7で「わからない／答えられない」以外を回答した方に、「Q8.Q7で回答した以外に、リプレイスを進められていない理由があれば、教えてください。（自由回答）」（n＝22）と質問したところ、「リプレイスを希望していない部署がある」など7の回答が得られた。
＜自由回答・一部抜粋＞
- 56歳：リプレイスを希望していない部署がある
- 28歳：導入にあたり、あまり前向きでない風習がある
ワークフローシステム選びでは、約6割が「予算にあったシステムが見つからない」
「Q9.ワークフローシステムを選ぶ際に、苦労したことを教えてください。（複数回答）」（n＝110）と質問したところ、「予算にあったシステムが見つからない」が57.3％、「システムの数が多く、どれが最適なのかわからない」が42.7％、「システムに関する知識が足りない」が42.7％という回答になった。
リプレイス先選びでは、44.5％が「操作の説明やシステムの定着に時間がかからないか」を重視
「Q10.リプレイス先を選ぶ際に、重視することを教えてください。（上位3つまで）」（n＝110）と質問したところ、「操作の説明やシステムの定着に時間がかからないか」が44.5％、「メンテナンスコストが削減できるか」が39.1％、「複雑な承認ルートも電子上で再現可能か」が35.5％という回答になった。
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