企業の法務部門では、企業間で契約を交わす際に、相手方から提示された契約書の全文を読み込み、その内容が適切か否かを、条件面で自社が不利にならないよう配慮しながら確認する。
契約書の条項は、内容の記載順や記述が一定ではないため、確認の漏れ抜けや誤りが発生することがあるほか、経験などによって作業品質にばらつきが発生することもあるため、異なる担当者による二重チェックを行うなど、工数や時間を掛けて照合作業を実施している。
「AI 条項チェックツール」は、他社の契約書と自社の雛形となる契約書を照合し、①類似する条項・条文を自動的に対応付けする、②双方の契約書における余分または不足している内容をマーキングして表示し可視化する、といった機能を実現する。
これにより、契約書条項・条文の照合作業の品質向上と業務負荷低減を実現し、法務部門の担当者やマネージャーがより付加価値の高い業務にシフトすることを支援するという。
「RICOH Contract Workflow Service」は、リコーが社内で活用している法務相談と契約情報管理をシステム化した法務業務の支援ツールをベースに顧客企業向けにクラウド化して提供するサービスだ。
契約の事前相談や回答を記録し、法務部門のナレッジとして共有することで回答業務の効率化を支援するほか、審査機能による審査承認、契約管理機能による契約期限管理など、契約プロセス全体を効率化する法務業務の統合支援ツールになる。
今回の「AI 条項チェックツール」についても、リコーの法務部門においてPOC（概念検証）を実施し、契約書の照合作業において業務負荷の大幅な削減効果を確認した。また、確認の漏れ抜けの防止や、作業品質のばらつき発生の抑止、さらには法務部門マネージャーによるレビュー作業の効率化など、大幅な業務の効率化を確認したという。
