【テレワークTips】テレワークで分担作業計画をつくる

チームのテレワークの「困ること」と「解決方法」

　テレワークをおこなう上で困るのは、「どこまでが自分の作業かわからない」、「他のメンバーが何をどこまで進めているのかわからない」ことなどです。

　常に、チャットツールでのコミュニケーションなどでやりとりができればよいのですが、家事・子育て・介護などの都合上、どうしても働く時間が異なってしまったりすることがあります。その結果、他のメンバーと作業がかぶってしまうことなどがあります。

　解決方法としては、チームでテレワークでチームでおこなう場合、分担した作業一覧を記載し、メンバーの作業を可視化・共有することです。そのためにはプロジェクト管理用のテンプレートが役にたちます。

プロジェクト管理シートは以下からダウンロードできます。

• プロジェクト計画一覧（Excel：51KB）（提供：EYJapan）

プロジェクト計画一覧 テンプレート

　テレワークで分担した作業一覧を記載し、メンバーの作業を可視化・共有します。

　本テンプレートは、作業を一覧化し、それぞれの進捗状況を可視化・共有するために用います。ポイントは、企画業務など、成果物があいまいとなってしまいがちな作業に対しても、目的を達成するための成果物を定義すること。そして、その成果物を作成するために必要な作業へとブレークダウンすること。目的と成果物を見失うことなく、チームで効率的に作業を推進することができます。

　分担した作業について、定例のミーティングにて進捗を確認していきます。ミーティングには、メンバーが事前に進捗状況を記入した状態で臨み、遅延への対応や新たな作業の分担などを中心に議論することが望ましいでしょう。

　それぞれの項目は、以下のようなものになります

作業計画のヒント

　作業計画の項目については、以下の観点でチェックし、必要に応じて見直しをしましょう。

　良い計画の条件は 、仕事のゴールと整合し、ゴールを達成するために成果物やマイルストーンが適切に設定されていることです。また、最初から計画を詳細化しようとせず、大項目から小項目へと落とし込むことで、計画の抜け漏れを防ぐことができます。