タスク管理とは？ 管理がうまい人の特徴やツールを紹介
現代のビジネスパーソンは、複数のタスク（業務）を担当し、それらを同時に進めているケースが少なくありません。担当している複数のタスクを把握し、遂行するために必要なスキルが「タスク管理」です。
タスク管理を適切に行うことで、タスクごとの内容や期限がわかり、無理なく進めていくことができます。
この記事では、タスク管理の基礎知識やメリット、タスク管理がうまい人の特徴のほか、おすすめのタスク管理ツールをご紹介します。最後まで読んで、日々の仕事にお役立てください。
タスク管理とは、業務を適切に管理すること
タスク管理とは、仕事を進める際に必要なタスクを適切に管理することです。一つひとつのタスクを管理することはもちろん、複数のタスクがある場合に緊急度や重要度などによって優先順位をつけることも含まれます。
管理するべきタスクの進め方には、大きく下記の3つがあります。
タスクの進め方
- シングルタスク：1つの業務に取り組むこと
- マルチタスク：複数の業務を同時進行すること
- ルーチンタスク：業務に取り組む曜日や時間帯が決まっていること
現代は、インターネットビジネスが普及し、ICT関連の業務が増えています。オフィスにおける仕事ではマルチタスクとなることが多く、タスク管理はビジネスパーソンにとって欠かせないスキルといえるでしょう。
特に、情報システム部門の担当者は、複数のタスクを担当し、同時に進行することが多いため、いかにタスクを管理できるかが重要です。
タスク管理と似た言葉に「プロジェクト管理」があります。タスクが「一つひとつの業務」を意味するのに対し、プロジェクトは「目的を達成するための計画」を指し、プロジェクトの中に複数のタスクが含まれます。
ひとつのプロジェクトを成功させるためには、タスクの進捗やQCD（品質・コスト・納期）を適切に管理することが重要です。
タスク管理のメリット
タスク管理を行うことで、いくつかのメリットが生まれます。主なメリットは下記のとおりです。
タスクの担当者がわかる
タスクの担当者を周知できることは、タスク管理を行うメリットです。チームでひとつのプロジェクトを進行する場合、複数のメンバーで複数のタスクを進めることになります。
プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、複数あるタスクの担当者がそれぞれ誰なのかがわかりにくくなります。タスク管理を適切に行えば、タスクごとの担当者が明確化し、プロジェクト進行にも有効です。
タスクの内容がわかる
タスク管理をすると、タスクの内容を把握することも可能です。複数のメンバーが関わる仕事の場合、タスクが細かく分けられるため、誰がどのタスクを担当しているのかわからなくなるケースがあります。
タスク管理を行えば、誰がどのタスクを担当しているか、さらにその内容も可視化されます。タスク内容がわかることにより、担当者の負荷の度合いや全体の進捗状況も把握可能です。
タスクの期限がわかる
タスク管理によってタスク全体が見えるようになると、担当タスクの期限がわかるようになります。1つのタスクを担当する際、その期限がわかっていると、作業スケジュールが立てやすくなるでしょう。
また、タスク管理によって全体のスケジュールがわかっていると、別の担当者にタスクを依頼する際も無理のない期限を設定できるため、全体進行の観点からも重要です。
タスクの量がわかる
マルチタスクが進行していると、自分がどのくらいの量のタスクを担当しているのかわからなくなることも少なくありません。タスク管理をすることで、担当するタスクの全体量とその進捗を可視化できます。これにより、1日どれくらい作業するべきかといった業務スケジュールが立てやすくなります。
また、期限までに完了できないものがあれば、早い段階で別のメンバーと分担するなどの調整も可能です。
タスク管理がうまい人の特徴5選
タスク管理がうまい人は、自身に課せられたタスクを把握し、決められた期限までに遂行することに長けています。続いては、タスク管理がうまい人の特徴を5つ厳選してご紹介します。タスク管理を行う際のヒントにしてください。
タスクを可視化している
タスク管理がうまい人は、タスクをリストアップして可視化しています。これにより、やるべきことが明確になり、スケジュールが立てやすくなるのです。
リストアップするときは「◯◯に日程調整の連絡をする」「□□に資料を依頼する」などと、タスクをできるだけ細かく分けることがポイントです。タスクを細分化することで、作業漏れを防ぎやすくなります。
タスクの優先順位を理解している
すべてのタスクを洗い出し、優先順位をつけてから業務にとりかかることは、タスク管理がうまい人の特徴です。数あるタスクに優先順位をつけることで、どのタスクから着手すべきかが明確になります。
これにより、重要度の高いタスクから順に取りかかることができ、効率的に作業を進められるのです。
タスクを調整できる
タスク管理がうまい人は、タスクを調整できるという特徴もあります。タスク管理では、一つひとつのタスクの期日だけでなく、全体量とそれぞれのタスクにかかる所要時間を可視化します。量や時間を可視化した結果、スケジュールに無理が生じそうになれば、メンバー間でタスクの調整をしなくてはなりません。
また、不測の事態が生じた場合も同様です。タスク管理がうまい人は、そうした場合もメンバー同士で協力し合い、適切に調整してリカバリーすることができます。
タスクの進行を効率化できる
タスク管理がうまい人はタスクの可視化と優先順位付け、調整なども適切にできるため、タスクを効率的に進行できます。複数のタスクを理解し、スケジュール全体を把握しているからこそ、効率化が可能になるのです。
また、タスク進行を効率化できればクオリティ向上に時間をかけられるようになり、顧客満足度を高めることにもつながるでしょう。
余裕のあるスケジュールを立ている
仕事には予期せぬトラブルが発生するものです。そうした際に期日ギリギリのスケジュールを設定していると、期日に間に合わないだけでなく、他のタスクに影響が出るおそれがあります。
タスク管理のうまい人は、そのような事態にならないよう余裕をもってスケジュールを立て、リカバリーできる時間を確保します。これにより、トラブルが起きても期日に間に合わせられるだけでなく、他のタスクに影響が及ぶことも避けられるのです。
タスク管理がうまい人になる方法
タスク管理が苦手な人でも、下記の方法を実践することで、タスク管理がうまい人になることが可能です。タスク管理に苦手意識がある人は、ぜひ実践してみてください。
すべてのタスクを書き出す
タスク管理がうまい人になるには、まず自身が抱えているタスクをすべて書き出しましょう。このとき、タスクをできるだけ細分化して、期日や所要時間を可視化することが重要です。これにより、作業漏れを防げるだけでなく、業務の優先順位がつけやすくなります。
また、タスクが多いとスケジュール内に収まらないことも珍しくありません。その際には、無理にすべてのタスクをこなそうとせず、上司や同僚と相談してタスクを調整してください。
タスクの優先順位を決める
可視化したタスクの優先順位を決めることも、タスク管理がうまくなる方法のひとつです。タスクの優先順位を決めるには、タスクの重要度と緊急度を見極めるようにすると判断しやすくなります。
「重要かつ緊急」の場合は最優先になりますが、「重要だが緊急ではない」「重要ではないが緊急」といったタスクは状況を見て判断します。「重要でも緊急でもない」タスクは、当然優先順位が低くなるでしょう。このように分類することで、タスク管理が適切に行えるようになります。
コミュニケーションをとりながら調整する
プロジェクトを進める過程では、タスクの進行をメンバー間でリレーのようにつなぐケースがよくあります。このような場合、前工程の担当者がいつタスクを完了するかが自分のタスク開始のタイミングに関わるため、状況の共有が大切です。その際に重要なのがコミュニケーションです。
チャットツールやメールなどでこまめに連絡をとり合い、業務の進捗を確認しておくことで、スケジュールの調整などがしやすくなります。うまくタスク管理するためにも、メンバーとのコミュニケーションを大切にしてください。
タスクを抱えすぎない
タスクを抱えすぎないことも、タスク管理がうまい人になる上で重要です。無理のない量とスケジュールで進行するからこそ、プロジェクト全体を効率的に進めることができます。
不測の事態も想定して常にスケジュールに余裕を持たせ、タスクが多すぎる場合はメンバー間で調整することが大切です。
タスク管理ツールを活用する
タスク管理がうまい人は、タスク管理ツールを上手に使っています。タスク管理ツールを使えば、タスクを可視化し優先順位がつけやすくなるのはもちろん、納期管理なども可能です。
チーム内で同じタスク管理ツールを使えば、チーム全体の状況が把握しやすくなり、効率的にタスク管理ができるようになるでしょう。
タスク管理を効率化するツール
前述のとおり、タスク管理ツールを導入すると、タスク管理を効率的に行うことができます。最後に、タスク管理を効率化するツールを4つご紹介します。
Backlog
チームでタスク管理をするのにおすすめなのが、「Backlog（バックログ）」です。ガントチャートでプロジェクト全体のスケジュール管理ができるだけでなく、Wiki機能でマニュアルや議事録などの共有も可能です。
また、タスクごとにコメントを付けられることから、複数のメンバーで協働する場合もスムーズに作業を進められるでしょう。
Notion
メモアプリの「Notion（ノーション）」も便利なタスク管理ツールです。Notionには「ToDoリスト」や「タスク＆課題管理」といったテンプレートがあり、これを使いこなすことでタスク管理の効率化を図れます。無料版でも利用できますが、小規模グループや企業で利用する場合は有料版がおすすめです。
Slack
ビジネス用メッセージアプリの「Slack（スラック）」は、テキストコミュニケーションだけでなくタスク管理も可能です。自分へのダイレクトメッセージでToDoリスト機能を使うと、やるべきタスクを洗い出したり、タスク完了時に取り消し線を引いたりすることができます。
また、メッセージを送る際、「/remind」の後に「期日」「タスク」などを記入して送信すると、リマインド機能としても利用可能です 。
Google カレンダーや別のタスク管理ツールなどとの連携もできるため、Slackひとつでタスクを一元管理できます。
Google スプレッドシート
「Google スプレッドシート」も、タスク管理に活用しやすいツールです。タスク管理に特化したツールではありませんが、タスクのリスト化はもちろん、ガントチャートなどの工程表の作成もできます。
Google スプレッドシートで作成したファイルを共有すると、チーム全体で閲覧・編集できるため、大きなプロジェクトのタスク管理にも活用可能です。
タスク管理ツールを使いこなし、ビジネスの成長につなげよう！
インターネットビジネスの広がりとともに、オフィスワークにおけるタスクは複雑かつ多様になっています。このような状況下では、いかにうまくタスク管理をするかが仕事の成否に関わります。
タスク管理では、まず「タスクの見える化」が重要です。これにより、タスクに優先順位をつけることができ、効率的な業務進行ができるようになるでしょう。
タスク管理がうまい人の多くが、タスク管理ツールを上手に利用しています。タスク管理ツールは多種多様ですが、自社の目的や状況に合ったものを導入することで、スムーズかつ効率的なプロジェクト進行が可能になります。
タスク管理ツールを導入し、自社のビジネスの成長につなげてください。
