Outlook Copilotでできること（機能概要）
それでは、「メール作成支援Copilot」と「メールCopilot」で、それぞれできることを具体例を交えながら詳細に紹介しましょう。
メール作成支援Copilot
メール作成支援Copilotには、主に以下2つの機能があります。
- メールの返信文案作成
- 作成したメール文章の添削（Copilotによるコーチング）
メールの返信文案作成
まず、メール返信文面の作成から見ていきましょう。たとえば、相手から10月24日と25日、2つのミーティング日時候補が送られてきた場合、 Copilotに「24日で実施したい旨を返事」と指示をすると、下図のように適切な返信文面のドラフトを作成してくれます。一部手直しをすれば、送信しても問題ないレベルの返信文面を考えてくれましたね。
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このように、完璧な返信文面を作成することは難しいものの、一部自動化できるだけでもメールを読み書きすることに多くの時間を割いているビジネスパーソンの業務時間を削減できるでしょう。
作成したメール文章の添削（Copilotによるコーチング）
次に、作成したメール文章の添削を確認してきましょう。この機能では、ユーザーが作成したメール文章を以下の3つの観点から添削してくれます。
- トーン
- 閲覧者の感情
- 明瞭さ
先ほどCopilotに下書きしてもらったメール文章を添削してもらったところ、それぞれの観点から改善点を教えてくれました。
ただし、これらの機能を利用するためには、以下のような手間がかかるため、有用性は低いと考えられます。
- Copilotにメール文案の作成を依頼するための文章を書くこと
- Copilotが出力したメール文案を修正すること
メール要約支援Copilot
何度もやり取りされているメールに突然追加され、今までどのような会話がなされたのか、理解に時間を要するときがあります。そのような場面でメール要約支援Copilotを使用すると、やり取りを瞬時に要約してくれるため即座に文脈を理解し、適切に返信することができるのです。
ここで下図のように具体的なシナリオを想像してみましょう。たとえば、田中さんと佐藤さんが熱心に議論を重ねていたプロジェクトがあると仮定します。ある日、田中さんが山田さんに対して、唐突にタスクを依頼しました。通常であれば、山田さんはこれまでの長いメールのやり取りを一つひとつ読み解き、議論の文脈を理解するだけでも相当な時間を費やすことになるでしょう。しかし、山田さんはCopilotに要約を依頼するだけで、瞬時に過去のメールを分析、重要なポイントが抽出され、主要な論点や山田さんの役割・タスクを簡潔にまとめて提示してくれます。これにより、山田さんは膨大な情報を短時間で理解でき、すぐにタスクに取りかかることができるのです。
また、ミーティングの招待を受け取っても、そのミーティングの目的や背景が不明瞭なケースがしばしば発生したり、時間が経ってしまい「何のミーティングだっけ？」と忘れてしまったりするケースも少なくないでしょう。そこで、「Copilotを使用してスケジューリング」ボタンをクリックすると、メールのやり取りを参照して会議の議題、開催の経緯を要約して参加メンバーへの案内を自動で記載してくれます。
会議の案内を送信する側にとっては内容を補足する手間を、送られた側もメールのやり取りを振り返る時間などを削減できます。
