複雑化し続ける社内PCの調達・運用業務……情シスが今「レンタル」を選択すべき理由と“うまみ”とは？

複雑化するPC管理業務　AI PCの台頭などで今後生じうる課題

　2025年10月のWindows 10サポート終了により、多くの企業はPCのリプレイスの必要性を迫られた。既にリプレイスが完了した企業も多いだろうが、情シスの仕事はこれで終わりではない。横河レンタ・リースの原田大輔氏は、「リプレイスを終えた後も多くの課題が積み重なっている」と語る。2014年の入社以来、営業やマーケティング、情シス部門の業務などを経験してきた原田氏は、現在も展示会で多くの顧客と対話するなど、現場のリアルな声を最前線で聞き続けている。

　PCのリプレイスにあたっては、「購入」「リース」「レンタル」という3つの選択肢がある。自社でPCを購入する企業が直面しがちな問題として、最初に原田氏が挙げたのは「調達コストの上昇」と「キッティングなどを担う人材の不足」だ。デスクトップからノートPCへの移行、Wi-Fi対応、セキュリティソフトの設定追加など、導入前に必要な工程は年々増加している。「以前と比べて、導入前にしなければいけない作業は少しずつ増えてきている。人手が不足しているため、全社への展開に時間がかかってしまうという課題が多くの企業にある」と同氏は述べる。

　導入後の運用段階でも、課題は山積みだ。テレワークの定着によって、情シスへの問い合わせの種類は多様化した。「Microsoft 365をアップデートしたら画面のレイアウトが変わり、使い方がわからなくなった」「PCの調子が悪いが、自宅のネット環境が原因なのか、PCの不具合なのか判断できない」といった、情シスが本来“受ける必要のない”質問まで集まってくる経験が、誰しもあるのではないだろうか。情シス部門の人数は変わらないまま、業務だけが増えていく──原田氏は、「本来やるべきセキュリティ対策ができなかったことでインシデントなどが起こってしまうのでは、本末転倒だ」と警鐘を鳴らす。

　こうした状況に加えて、最近ではAI PC（人工知能機能を搭載した高性能PC）の普及も進んできている。単にデバイスを導入するだけでは費用対効果を生み出せず、Microsoft CopilotなどのAI機能を社員に活用してもらうため、社内トレーニングを設ける企業も増えてきた。今後は、機微な情報をクラウドに流さず自社内で処理する環境の整備や、データガバナンスの整備も情シスに求められる役割として加わる。業務の種類も、求められる専門性も広がり続ける中、情シスへの負荷は増える一方だ。

購入・リース・レンタル……自社に合った方法を見極めるには？

　PC調達の方法には大きく「購入」「リース」「レンタル」があるが、現状、企業におけるPC調達の方法は購入とリースが全体の約9割を占め、レンタルの利用率は1割程度だという。PCを借りるという発想自体、まだ想像したことがない企業も多いと思われるが、この3つの形態には運用負荷の観点から大きな違いがある。

　購入は、最もシンプルな方法だ。機種を選び、購入し、導入する。ただし、導入後の工数はすべて自社設計に委ねられる。また、保守体制の整備や社内ルールの策定など、情シスが担う役割は3形態の中で最も多くなりやすい。コストを抑えられる反面、原田氏は「貴重な人材が疲弊したり、残業が増えたりといった“見えないコスト”は膨大だ」と指摘する。

　リースは、費用の平準化が可能な一方で、機種選定・保守・リース契約などとそれぞれ“別の窓口”が生まれる構造を持つ。「保守が切れたタイミングで故障が起きた場合、返却するのか、修理を依頼するのか、再リースにするのか、複数の担当者に相談が必要になる」と同氏。また、契約期間中は原則として途中解約ができず、人員の増減が生じた際の柔軟な対応も難しい。

　レンタルの特徴として原田氏が挙げるのは、「窓口の一本化」と「在庫保有」だ。調達から保守・交換までが1つの窓口で完結するため、情シスの対応工数は構造的に減る。また、レンタル会社は常時在庫を保有しているため、故障時には導入時と同じ設定を施した代替機が迅速に届けられる。修理期間中のダウンタイムが発生するメーカー保守とは異なる、レンタル固有の対応だ。さらに、「予防保全」という観点でも優位性をもつ。

　「たとえば、エンターキーが外れたら普通はそのキーのみを修理しますが、それだけ使い込んでいればほかの部品も傷んでいるはずです。本体ごと交換することで、次の故障リスクを先回りして防げます」（原田氏）

　また、契約期間の柔軟性もレンタルの特徴のひとつだ。リース契約では、5年ほどのまとまった期間でPCの貸し出しを行うが、レンタルの場合は最短1週間など、契約期間を柔軟に変更できる。これは、「最新の機能が搭載されたPCをいち早く使いたい」といったニーズにも迅速に対応できるというメリットを持つ。

　そのほか、コストの捉え方も形態選びの重要な判断基準となるだろう。「PCの価格が10万円から20万円に上がっても、5年間・年間200営業日で割れば1日あたりの差は数十円～100円程度。古いPCを使い続けることで生じる生産性のロスのほうが、長い目で見ると大きな損失になる場合がある」と原田氏は語る。コストを「本体価格」ではなく「業務効率」で捉え直したとき、レンタルという選択肢が浮かび上がってくるのではないか。

　とはいっても、レンタルが合っている企業、購入が合っている企業など、向き不向きがあるだろう。レンタルサービスを導入するか否かのひとつの判断基準として原田氏が説明するのが、「情シス1人が管理しているPC台数の量」だ。具体的には、担当者1名が50台以上のPCを管理しているなら、レンタルを検討する価値があるという。

　たとえば1人で100台のPCを管理している場合、購入・リースを選択していると、入れ替え作業や問い合わせ対応などに膨大な時間がかかる。その場合は、レンタルサービスが有効だ。「反対に、社内にPCの運用管理だけを専任で担当している情シスが20名以上いるような企業であれば、むしろレンタルでのPC調達は向いていないかもしれないが、そのような企業は稀だろう」と同氏は説明した。

有隣堂はキッティング業務の7割を効率化、PC管理の新たな選択肢

　横河レンタ・リースが提供する「Cotoka for PC」は、情シスのPC管理における業務負荷を抜本的に削減することを目的としたPCレンタルサービスだ。設計思想の核心は、PC調達・運用のライフサイクル全体にわたる作業から情シスを解放することにある。

　主な利用の流れはこうだ。社員はまず、同社が提示する5〜6機種の中から、同一料金の範囲で好みの機種を選ぶ。これらの機種は、同社が過去の故障データなどを参考に厳選したもので、いずれも安定供給が可能な法人向けモデルに限定されている。PCが届いたら、MicrosoftのWindows Autopilotを活用した自動セットアップが走り、電源を入れるだけで業務環境が整う。

　利用中に不具合が生じた際も、情シスではなく当該社員が横河レンタ・リースのヘルプデスクに直接連絡することで、代替機の手配までを完結できる。情シスが関与する部分は、主にサービス導入の意思決定のみ。原田氏は「機種選定、セットアップ、そして不具合対応もユーザーが容易に行えるため、情シスは浮いた工数をシステム刷新やセキュリティ強化といった本来注力すべき業務に充てられる」と説明する。

　なお、同社の試算では、この仕組みによってPC運用業務を最大88％削減できるという。在宅勤務中や出張先でのトラブルも、社員自身が問い合わせることで解決できるため、場所を問わずダウンタイムを最小化できる。情シスが中継役を担わない構造が、対応の迅速化と負荷の軽減を同時に実現するのだ。

　また、他のレンタル事業者と比較した「Cotoka for PC」の強みとして原田氏が強調するのが、自社開発ソフトウェア「Flex Work Place（フレックスワークプレイス）」だ。これは、テレワーク時の情報漏洩リスクなどを軽減できる「データレスPC化」、大型のWindows Updateの管理支援、社員自身によるアプリのセルフインストール支援という3つのソリューションをラインアップしている。

　「レンタル会社がソフトウェアを開発すると聞いて驚かれることもあります。ただ、100万台を超えるPCの運用を通じてお客様の課題を聞き続け、その上で作り上げたソフトウェアです。この領域で幅広い自社開発ソリューションを持っているのは、レンタル会社としては当社が唯一ではないでしょうか」（原田氏）

　では、実際にサービスを活用した企業では、どのような変化が生まれているのか。共通して聞かれるのが「ダウンタイムの最小化」と「本来の業務への注力化」が可能になったという声だ。

　たとえば、大手音響・映像機器メーカーであるオーディオテクニカは、横河レンタ・リースのPCレンタルサービスによって、担当者1名で約700台のPCを管理する体制を実現。以前はメーカーサポートを介した修理対応に多くの時間を要し、複数のやり取りを重ねても解決に至らないケースもあったが、レンタルサービス導入後はスピーディな交換対応が可能になり、業務停滞を大幅に短縮できるようになった。

　そのほか、書店事業を展開する有隣堂では、PCレンタルとキッティングサービスの組み合わせで、情シスが自力で対応していたキッティング業務の約7割を横河レンタ・リースに委託することに成功。従来の故障対応では修理に3〜4週間かかり、戻ってきたPCの再セットアップを含めると計6時間超の工数が発生していた。しかし、設定済みの代替機が届く仕組みへと変わったことで、担当者の負荷が大きく軽減された。

　さらに、清掃・衛生サービス会社のサニクリーン中国では、営業担当者向けにタブレットPCを導入。紙の伝票で受け付けていた顧客の注文が現地で完結するようになり、事務所に戻ってからの電子入力作業が不要となった。1日あたり30分以上の残業時間が削減され、顧客との対話に充てる時間が増えたことで、コミュニケーションの質も向上したという。

　これらの事例に共通するのは、端末管理の負荷から解放された情シスおよび従業員が、より“本質的な業務”に向き合えるようになったという変化だ。

　「調達方法を変えることは、容易ではありません。ただ、当社はPCを貸し出すだけでなく、情報システム部門が会社の中で輝ける環境を提案できるソリューションを持っています。現在PC調達の約9割を占める購入・リース以外の選択肢である『レンタル』を、一度比較材料として知っていただけますと幸いです」（原田氏）