過去のシステムとの違い
社内ブログや社内SNSといったシステムが出てくるまでの社内システムというと、販売管理システムや生産管理システムなどの、何かを管理するシステムが主流であった。コンピュータシステムは演算するものであり、何かを管理することに長けているからだ。それは事実なのだが、社内ブログ、社内SNSというものは、それまでの管理システムという名のコンピュータシステムは異質なモノであることを、誰も説明しないまま販売していた。そのため、導入した企業の多くがそれらを理解せず、誰も使わないままになってしまい、結果的に廃れてしまったのだ。
こういったことがあり、多くの企業では、情報共有という言葉がトラウマになってしまっているのだが、スマートフォン、スマートデバイスの登場により、いま改めて社内コミュニケーションについて考える企業も出てきている。外からでも、情報共有の啓蒙活動ができるようになったからだ。
情報共有の啓蒙活動
いろいろな企業で「情報共有」という言葉が使われるが、その意味は「情報提供」ではなく「情報取得」を意図している場合が多い。
管理職が社内の情報を把握するために、情報共有ツールを使って情報を取得したい、ということが多いのだが、それはそれで社内の状況、プロジェクトの状況を把握するためには必要だと言える。しかし、そういったツールを導入すれば情報が集まってくる、というシンプルなものではない。それは情報を提供する社員にとって、「情報共有」ではなく一方的な「情報提供」に過ぎず、何の反応も得られないからだ。
この典型例が、上司に報告メールを入れたが返信はない、というものだろう。上司は読んでいないわけではないが、返信することを怠っているため、報告メールを入れる部下にとってはフラストレーションに他ならないのだ。
そのため、上手に情報共有ツールを活用している企業では、ナレッジマネジメントをするための要員を配置し、社内のキーパーソンに啓蒙活動をおこなっている。トップセールス、マーケティングのメンバーなどに働きかけて、社員が必要としている情報を発信するように依頼しているのだ。つまり、システムだけに頼らず、情報を流通させるために人が必要ということになる。
