特定のデータを取り出す
データベースからデータを検索するとは、データベースに格納されているたくさんのデータから、特定の条件を指定して一部のデータを取り出すということを意味します。Excelのテーブルに入っているデータから、特定のデータを取り出すにはフィルター機能を使用します。
それでは、前回作成した社員テーブルのデータから年齢が22歳の社員のデータを取り出してみましょう。年齢列の見出し(セルE1)の右端の▽ボタンをクリックすると、フィルター・メニューが表示されます。
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現在は、すべての年齢が選択(すべて選択)された状態になっていますので、「(すべて選択)」をチェックして、いったん全ての選択を解除します。
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その上で、「22」をチェックして「OK」ボタンをクリックします。
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そうすると年齢が22歳の社員2名のデータだけが表示されました。
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フィルターを解除するには、再度フィルター・メニューを表示させて、「年齢からフィルターをクリア」をクリックします。
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フィルターの条件の指定には、より複雑な条件を指定することもできます。
フィルター・メニューから「数値フィルター」を選択し、さらに「ユーザー設定フィルター」を選択します。
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そうすると、オートフィルター・ダイアログ・ボックスが表示されます。
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ここで、年齢が30歳代の社員を選択する条件を設定してみましょう。最初の条件に年齢「30」、「以上」、次の条件に年齢「40」「より小さい」を設定します。2つの条件の関係は「AND」を選択して、「OK」ボタンをクリックします。
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30歳代の2人の社員が選択されました。
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このフィルター条件も、前回と同じ方法で解除できます。