ガートナージャパンは、新型コロナウイルス感染症の感染拡大や働き方改革といった理由で、テレワークの緊急的な導入を迫られている企業が、検討すべき論点を3月30日に発表した。
同社は、テレワークについて何を検討すべきかを悩んでいる企業に対して、テレワークを推進する際の論点として検討すべきポイントを、「5W1H」を軸に解説している。
最初の論点となるのは「なぜテレワークを行うのか」（Why）で、テレワークの推進が新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止対策としての暫定措置なのか、働き方改革など恒久的措置なのかを考える必要がある。また、暫定措置として行っていたテレワークを恒久的措置へ移行する際に留意すべき点としては、完璧を求めすぎないことや、無駄な管理を減らしていくことを挙げている。
「いつテレワークを行うのか」（When）としては、緊急時の暫定措置なら基本的にできるだけすべての人を対象に、速やかにテレワークへ移行することが望ましい。段階的にテレワークを行う場合は、移行のタイムフレームと、誰がテレワークを行うかを整理するところから始めるべき、と述べている。
「どこでテレワークを行うのか」（Where）に関しては、外出の抑制を意図したものであれば、基本的に自宅でのテレワークが前提となり、不特定多数の人が集まるような場所での仕事は原則禁止すべき、と訴える。一方、働き方改革として行う場合は、自宅だけでなくサテライトオフィスやカフェなどでの仕事を認めるケースも考えられるが、その場合は無料の無線LAN接続や画面ののぞき見といった予期せぬセキュリティ上の問題への対策が必要となる。
「誰がテレワークを行うのか」（Who）では、緊急事態だからといって全社で一気にテレワークを進めると業務が滞る恐れがあるため、対象者のグルーピングを行い、優先順位を決定することが重要といえる。恒久的措置では、特別な事情がある特定の従業員に限定するか、一般の従業員も対象に含めるかなど、誰を対象とするのかについての検討が必要だが、将来的な働き方改革への取り組みでは、あらゆる従業員を対象に検討しておくべき、と訴えている。
「何を使用してテレワークを行うのか」（What）としては、テレワークの導入にあたって何を使用して行うのかを考える必要がある。緊急対応ならば、使い慣れたスマートフォン、PC、メールといった最低限のインフラやアプリケーションでスタートし、その後、必要なツールを追加していくというアプローチが採用される。一方、恒久措置としてはノートPCが必要であり、メールだけでなくチャットツールや会議ツールが必要となるケースもある。
テレワークで検討されるテクノロジとサービスの例
「どのように実施するか」（How）については、緊急時には全社で一斉に適用するが、恒久措置なら段階的な実施として、たとえば試験的に週1回の実施からスタートし、問題点を整理した上で利用を拡大していくといったアプローチが考えられる。
そのほか、テレワークを実施した場合には、さまざまな問題の発生が考えられることから、テレワークのサポートセンターなどの併設を検討することも望ましい。
なお、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止のために、暫定的に導入したテレワークを恒久的措置へ移行する場合は、次の点についても検討する必要がある。
- 紙文化の撤廃 (ペーパーレス)
- 勤怠管理
- サポート体制／トレーニング
- 費用の個人負担／会社負担
- 仕事の評価
