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業務効率を上げる Microsoft Officeテクニック集

Excelでインポートしたデータの加工がうまくいかない時には?

困ったときのMicrosoft Office Tips - Excel (1)


 この連載では、さまざまなシーンにおいてMicrosoft Officeツールを使いこなすためのTipsを紹介します。今回は、Excelでのデータ加工をテーマに、データベースからExcelにインポートする賢い方法、オートSUMなどの集計ができない場合の対処方法、および、日付やセルの書式の操作について解説します。

はじめに

 Accessや他のデータベースからExcelにデータをインポートしたとき、日付のデータがExcelで正しく認識できない、オートSUMボタンをクリックしても合計してくれない、ピボットテーブルでデータをグループ化できない……、などといった問題に直面したことはありませんか?

 そこで今回は、このような問題を解決するために、データベースからExcelにインポートする賢い方法、オートSUMなどで集計ができない場合の対処方法、および、セルの書式の操作について解説します。

インポートされた数値データをうまく加工できない!

 他のデータベースからExcelにデータをインポートして集計したい場合、オートSUMで合計してくれなかったり、ピボットテーブルでデータをグループ化できずに困ったりすることがあります。

 Excelのヘルプによると、

OLAP データベースの元データから作成したピボットテーブル レポートおよびピボットグラフ レポートでは、データをグループ化することはできません。

 とあります。

 実は、データベースからインポートした数値データは、Excelにおいて「数値」でありながら実際には「文字列」として認識されてしまうのです。そのため、集計ができなかったり、ピボットテーブルのデータのグループ化ができなかったりするのです。特に、データベースからCSV形式で出力されたデータは要注意です。

 この場合の回避策としては、CSV形式ではなく、テキスト形式(*.txt)のデータをExcelにインポートするのがポイントです。

 Excel用にデータベースからデータをエクスポートする場合は、できる限り、テキスト形式(カンマやタブ区切り)で出力してみてください。どうしても、CSV形式にしかエクスポートできない仕様であれば、後で拡張子を「.txt」に変更してあげるとよいでしょう。そのあと、テキストファイルをExcelにインポートすることによって、数値は数値として扱われるようになります。

集計できない場合の対処方法

 では、インポートされたデータをExcelで取り込み、文字列として認識されてしまった場合は、どのように集計すればよいでしょうか?

 この場合、データを1で乗算すると、文字列が数値に変換されるため、問題を回避できます。

  1. どこか空いているセルに「1」を入力します。
  2. 「1」が入力されているセルをコピーします。
  3. データ部分を範囲選択して、[編集]-[形式を選択して貼り付け](Excel 2007の場合は[ホーム]タブの[貼り付け]-[形式を選択して貼り付け])を選択します。
  4. [形式を選択して貼り付け]ダイアログボックスの[演算]オプションのなかから「乗算」を選択し、[OK]ボタンをクリックします。
    形式を選択して貼り付け

Excelにテキストデータをインポートする前の注意点

 Excelにテキストデータをインポートする前に、以下の点に注意してください。

改行コードに注意

 テキストファイルの改行コードがUNIXなどで扱われるLFの場合はExcelにうまくインポートができません。あらかじめ、改行コードをWindowsで使われている形式(CR+LF)に変換しておきます。

 改行コードをWindows形式に変換するには、Internet Explorerを利用するとよいでしょう(または、複数の改行コードに対応したテキストエディタを利用します。)。 

  1. Internet Exporerを起動します。
  2. そのテキストファイルをそのウィンドウにドラッグ&ドロップします。
  3. 文字コードがシフトJIS以外の場合は[表示]-[エンコード]のサブメニューから、文字コードを指定し、文字化けを修正します。
  4. 表示結果をテキストファイルにコピー&ペーストし、保存します。

1つのシートの最大行列数を超えないようにする

 Excel 2003までの場合、1つのシートには最大行数が65,536行、最大列数は256列までしかありません。もしデータの数が65,535を超えるようであれば、データの数を65,535以内に収めるように制御を行う必要があります。

 なお、Excel 2007においては、最大列数が従来の256列から16,384列に,最大行数が従来の65,536行から1,048,576行に増えたため、1つのシートでの行×列のセル数が従来の1,024倍になりました。膨大なデータの集計を行う場合はExcel 2007が便利です。

次のページ
テキストデータをExcelにインポートするには

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この記事の著者

小濱 良恵(コハマ ヨシエ)

Microsoft MVP for Expression (April 2008 - March 2009)
Microsoft Office や Expression Web の書籍やWeb記事を執筆するテクニカルライター。
当初は派遣の仕事が中心で、2002年にMOUS(現Mic...

※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です

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