皆で1つの Excel を編集する便利な方法／SharePoint で共有してみよう

前回は、Excel 2010 の機能を利用することで、見やすく分かりやすいレポートを作れることを解説しました。とはいっても、ご紹介できたのはほんの一部の機能です。実際にはフィルターや並び替え、グループ化なども併用していくことで、表現したい形にレポートを整えていくことになります。さて、せっかく作ったレポートです、他の人にも見せたい、情報を共有したい、と思った時、どんな方法があるでしょう？

共有の方法はいろいろあれど

メールに添付して送る、USB メモリなどの外部記憶媒体に入れて渡す、社内などのイントラネットであれば共有ファイル サーバーに入れて置き場所を伝える、インターネット経由であれば SkyDrive やファイル転送サービスを利用する、など様々な方法が考えられます。

通常のファイルでしたらそういった方法でも全く問題ないでしょう。ただ、社外秘などの機密情報の場合や、複数の人が頻繁に更新してバージョン管理が気になるファイルの場合は、もっと厳密な管理が必要になります。そんな時に使えるのが、Microsoft SharePoint Server 2010 と SharePoint Online です。

いずれも、手元のファイルをアップロードしたり、アップロードされているファイルを参照/編集したりできる、コンテンツ共有基盤で、全ての操作をブラウザーで行うことができます。SharePoint 2010 は企業内に設置するサーバー製品の最新版で、Excel 2010、SQL Server 2008 R2 とほぼ同じ時期（2010年5月）に発売されました。SharePoint Online はそのオンライン版で、先日サービス提供を開始した Office 365 にも含まれています。

では、実際に、SharePoint Server を使うとどんなふうに Excel のレポートを共有できるのか、見ていきたいと思います。