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第3回


ファイル管理、セキュリティ…いろいろ便利な機能もあります

逆に、同時編集をさせたくない場合には、「チェックアウト」という機能を有効にすることで、競合を防ぐことができます。更新したい人は必ず「チェックアウト」し、更新が済んだら「チェックイン」しないと、他のユーザーがファイルを編集することはできません。また、バージョン管理機能を利用することで、ファイルの世代管理ができます。以前のバージョンを参照・復元することが容易になります。

ファイル名から「バージョン履歴」を確認し、過去のバージョンを表示/復元/削除することができます。
キャプチャ
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SharePoint にアップロードしたファイルは、ブラウザー内だけではなく、ユーザーのクライアント PC にインストールされている Excel を使って開き、編集することもできます。

ブラウザーで表示させている時に「Excel で開く」を選択しても、ファイル名に対して「Microsoft Excel で編集」を選択しても、Excel で開くことができます。
キャプチャ
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また、SharePoint では、ポータルやファイルの閲覧/投稿/追加/削除/承認など様々な作業ができますが、各ユーザーがどういった作業をできるのか、前もって権限を付与しておく必要があります。権限を付与されたユーザーが権限の範囲でしか作業ができませんので、メールや外部サイトを利用したファイルのやりとりよりも、セキュリティ的に安心度が高いと言えるでしょう。

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Office 365でおためしあれ

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松澤純(マツザワジュン)

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