増え続ける文書ファイルや、情報が増えすぎたことによる業務の非効率化という問題に直面していた市原市は、AvePointのSharePoint設計・構築サービスと「DocAve」ソフトウェアプラットフォーム を採用することにより、職員・ファイル検索の簡略化を実現し、必要な情報がすぐ発見できるシステムを実現した。
今回、市原市が採用したのは、SharePointの利活用を促進し、内部統制から利用状況の見える化まで幅広い機能を提供する「DocAve」、そしてプランニングからフォローアップまで、効率のよい会議運営が可能になる「AvePoint Meetings」。
AvePointは、導入の全段階を通じて市原市のニーズをきめ細やかにヒアリングし、同市の課題を解決したという。
取り組んだ主な課題は次のとおり。
・ファイルサーバーで行っていた文書管理をSharePointへ一本化し、「DocAve」で文書管理ルールの徹底を実現
最初に構築したSharePointサイトは職員に十分活用されず、メールやファイルサーバーに情報が埋没してしまっていた。また、文書管理に使用していたファイル サーバーは、十分な統制を効かせられることができず、ゴミ箱化してしまい、検索性が低下するという課題があった。
この事態を打開するため、2015年度からファイルサーバーの利用を原則廃止し、文書管理をSharePointに一本化した。その際、ファイルサーバーで運用していた 「年次別フォルダ階層」をSharePointにも実装し、現場職員の業務への支障を抑える工夫も行った。
加えて、「DocAve」を採用して、「上から3階層目までは、新規ファイル・フォルダの作成およびフォルダ名の変更をできないようにする」などの文書管理ルールを徹底した。その結果、適切な場所に適切なドキュメントが格納されるようになり、検索の精度が向上した。
・SharePointの人検索機能を最大限に活用、職員情報検索と他の検索の結果統合で、より情報量の多い検索結果を実現
従来の職員検索は、Webの職員録システムをベースに実行していたが、SharePointと統合することにより、ドキュメント検索など別種の検索結果とも連携させ、利便性を向上させたいというニーズがあった。
AvePointは、Active Directoryの情報および従来の職員録システムの情報をSharePointのユーザープロファイルにインポートするという方法で同市のニーズを実現した。
その結果、名前・所属部署・従事事務などの情報までを含んだ検索が可能になったため、職員本人の情報にとどまらず、職員が作ったドキュメント等の情報までを含んだ結果を表示可能になった。
