手順書作成にどのツールを使う? レイアウトの調整 (1)
ドキュメント作成のためのMicrosoft Officeテクニック 第8回
この連載では、ビジネス文書を作成する上で知っておくと便利なMicrosoft Officeの操作テクニックを紹介します。今回は手順書を作成する場面を想定して、各種Microsoft Officeツールの特徴や、文書の表示方法の切替え、簡単なレイアウト方法などについて紹介します。
はじめに
手順書には、さまざまな種類がありますよね。システムの運用・管理に欠かせない作業手順書、新人教育のマニュアルも手順書のひとつと言えるでしょう。このような手順書を作成する際、みなさんはどのツールを使っていますか? 中にはPowerPointやExcelで作成されている方も少なくないかもしれません。しかし、ある程度の量の文章を作成するには、やはりWordが適しています。
今回から、作業手順書を作成する場面を想定して、効率のいいWordのテクニックを紹介していきます。
本稿では、各種Microsoft Officeツールで行う手順書を作成する際のメリット・デメリットを紹介し、文書の表示方法の切替えや、印刷レイアウト表示で外部にはみ出て操作不能になった場合の対処方法、簡単レイアウトの方法などを紹介します。
各種Microsoft Officeツールの特徴
PC端末のデータ移し変え作業や、ネットワーク設定などの作業手順書には、スクリーンショットやオートシェイプ(図形)などが欠かせません。それらの画像をうまく配置して、美しくレイアウトするにはどのツールが最適でしょうか? そこで、それぞれのMicrosoft Officeツールで作業手順書を作成する場合の特徴を下表にまとめました。
Wordで困りがちなのは、図形をうまく配置できないことかと思いますが、ちょっとしたコツをおさえることで、最終的に綺麗で、より凝った資料を作成することができます。
Word |
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Excel |
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PowerPoint |
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小濱 良恵(コハマ ヨシエ)
Microsoft MVP for Expression (April 2008 - March 2009)
Microsoft Office や Expression Web の書籍やWeb記事を執筆するテクニカルライター。
当初は派遣の仕事が中心で、2002年にMOUS(現Mic...※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です
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