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ドキュメント作成に欠かせないコツを伝授~Microsoft Office再入門

知っておきたいWord文書のレイヤー構造、罫線を含んだ定型文書のうまい作り方とは

ドキュメント作成のためのMicrosoft Officeテクニック 第11回


 この連載では、ビジネス文書を作成する上で知っておくと便利なMicrosoft Officeの操作テクニックを紹介します。今回は、Wordのレイヤー構造、すべてのページに透かし画像の挿入方法、罫線つきのドキュメントの効率的な作成方法、そして、オリジナル定型文書の作成方法について紹介します。

はじめに

 Wordで文書を作成する際、例えば、会社のロゴ画像を透かしにしてすべてのページの背景に中央に配置したい場合がありますよね。報告書を罫線をふくめて印刷が必要な場合、まず、表形式で罫線を作成し、その中に文字入力しようとすると、行末で次の行に文字が流れず、同じセル内で行が折り返されて困ったことはありませんか?

 そこで今回は、このような問題を解決できるWordのレイヤー構造を利用してみます。具体的には、すべてのページに自動的に透かし画像を挿入する方法、罫線を含めたレポート文書のうまい作り方、そして最後に、定型文書テンプレートの作成方法について紹介します。

Wordのレイヤー構造

 Word文書は、実は4階層になっています。文章などを入力するテキストレイヤーの前面と背面にレイヤーがあり、さらに一番下の階層にヘッダーやフッター用のレイヤー(ヘッダー・フッターレイヤー)があります。 例えば、通常、図形やワードアートはテキストの前面レイヤーに存在しますので、テキストレイヤーの文字と重なった場合、下にある文字が隠れます。

Wordのレイヤー構造
Wordのレイヤー構造

 この中で、「ヘッダー・フッターレイヤー」は他と少し扱いが異なります。

 「ヘッダー・フッターレイヤー」は、ページ番号をつけたり、レターヘッドロゴをつけたりできる領域ですが、そこに設定されたものはセクション内のすべてのページに反映されます。他の3つのレイヤーでは、文字や画像は、対象となるそのページにしか存在しません。

 つまり、すべてのページに反映させたい要素は、「ヘッダー・フッターレイヤー」に貼り付ければいいのです。ただし、一番下の階層にあるため、あくまでも背景として考えてください。

 ヘッダー・フッターレイヤーに存在する文字や画像などは、文書内の各ページに共通して表示されるため、ウォーターマーク(透かし)とも呼びます。

ヘッダー・フッター領域に画像を挿入してみよう

 すべてのページに共通して表示される背景画像を設定するには、まず、ヘッダー・フッターの編集画面に切り替えなければいけません。 ここでは、ヘッダー・フッター領域に図をファイルから挿入する方法を紹介します。

  1. [表示]-[ヘッダー・フッター]をクリックします。
  2. ヘッダー・フッター編集画面に切り替わるので、[挿入]-[図]-[ファイルから]を選択します。
    [挿入]-[図]-[ファイルから]をクリック
    [挿入]-[図]-[ファイルから]をクリック
  3. [図の挿入]ダイアログボックスが表示されるので、貼り付けたい画像を選択して、[挿入]ボタンをクリックします。
    [図の挿入]ダイアログボックスから挿入したい画像を選択して[挿入]ボタンをクリック
    [図の挿入]ダイアログボックスから挿入したい画像を選択して[挿入]ボタンをクリック
  4. [ヘッダー・フッター]領域に図が挿入されました。
    ヘッダーにロゴを挿入した後の画面
    ヘッダーにロゴを挿入した後の画面

次のページ
画像を透かしにして、ページの中央に移動するには

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この記事の著者

小濱 良恵(コハマ ヨシエ)

Microsoft MVP for Expression (April 2008 - March 2009)Microsoft Office や Expression Web の書籍やWeb記事を執筆するテクニカルライター。当初は派遣の仕事が中心で、2002年にMOUS(現Microso...

※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です

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