グループウェアとソーシャルウェアの違い
グループウェアの進化形である、ソーシャルウェア。その違いを一言でいうなら、グループウェアが組織の各部門、部署を単位としているのに対して、組織の中の個人に焦点を当てた情報ツールであるということだ。さらにいえば、組織の中の個人が部門、部署の垣根を越えて、さまざまな人たちとコラボレーションするために必要な機能を集約させたツールということになる。
これまでのグループウェアにも個人のプロフィールが分かる機能などあったではないか、という意見もあるだろう。決定的な違いは、個人の情報について量、内容の深さともに圧倒的にソーシャルウェアに分があること、そしてなによりも、個人が組織の垣根を越えて他の部門、あるいは他の企業の人たちと自然につながりが持てるようになっている点だ。
たとえば、あなたが未体験のプロジェクトを担当する場合、同種の経験を持つ社員から情報やノウハウを教えてもらうことができたら心強いはずだ。しかし、一般のグループウェアには限界があることも事実だ。例えば、類似プロジェクトの過去の担当者を知ることはできるかもしれないが、探しあてた人物がプロジェクトのキーパーソンだとは限らない。また、必要とするドキュメント情報などが整理されてどこかに保管されているかどうかも分からない。
いずれにせよこれまでのグループウェアでは、情報をたどる場合、属人的な能力に頼らざるを得ず、また知りたいことを正確に調べるにも、時間がかかっていた。「同じ会社でやっていることなのに、どうして1年も過ぎるとその経過が分からなくなってしまうのか」。こうした問題意識は今も多くの企業関係者が抱いているものだ。
日本アイ・ビー・エムのソーシャルウェア・エバンジェリスト 行木陽子氏は次のように語る。
「ソーシャルウェアの場合、もともと個人が業務上作成する資料などは、タグ付けして保管されており、完成までの過程がコメントも含めて記録できます。誰がどのようにその仕事に関わったのかが明確に分かるわけです。また、IBMが提供するソーシャルウェア IBM Lotus Connectionsには、独自に開発した分析エンジンが搭載されていて、知りたい事象→それをよく知る人→その事象について会っておいた方がいい人、といった情報も即座に分かります」
IBM Lotus Connections、そして関連ツールなどを使うことで、組織内の個人が既存の部門、部署の枠を越えてコミュニティを形成することができるようになる。個人の情報には、その人物が関わった仕事情報と、あらゆる形式で作成、保管されているドキュメントが紐づけられており、短い時間で必要な情報を収集し、最適な人物にインタビューすることもできるわけだ。
