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ハイブリッドワークで悩むPMに捧ぐ「識学流」シン・マネジメント

PMに必要な「3つの情報収集」──知識・経験不足のプロジェクトにおいても意思決定を行う

第3回:〇〇を設定することでプロジェクトを円滑に!

 プロジェクトマネージャー(PM)を任されることは、責任のある役割を与えられる名誉なことですが、不安を感じることも多いのではないでしょうか。部門を横断したプロジェクトが組まれることで専門外の領域を含むことも多い状況になり、自分よりも特定の能力で上回るメンバーを多数抱えながらプロジェクトを進めなければいけない。本稿では、そのような状況にあるPMが取り組むべきことをお話しさせていただきます。

専門外領域が多いプロジェクト、どう成果を上げるか?

 部門横断でメンバーが集まるようなプロジェクトでは、これまでの経験や知識はあるものの意思決定する上で、わからないことが多い状況に置かれやすいと思います。もちろん、マネージャーである以上は、自分よりも知識や経験の多い各分野に通じたメンバーがいる状況下であっても意思決定を行わなければいけません。社長を筆頭とした上位のマネジメント層にもなれば、性質の異なる部門を統括することが求められます。そうした意味合いでもPMは上位のマネジメント職を目指す上で、良い経験を積めることは間違いありません。

 では、そうした状況下においてPMに必要なスキルとは何なのか。その答えの1つとして、意思決定と勇気が挙げられるでしょう。とはいえ、やみくもに決断を下すようではいけません。勇気と責任を持ちつつ意思決定するためには、“情報収集”が肝要です。どのような情報収集を行えば良いのか、大きく3つに分けて紹介します。

1. 最終ゴールの状態を確認・明確にする

 1つ目は、プロジェクトゴールを明確にするための情報です。意外と最終ゴールが不明確になっているプロジェクトが散見されます。プロジェクトにおけるゴールが不明確なままでは方向性が定まらないため、PMにも迷いが生まれ、勇気を持った意志決定を下すことはできません。

 たとえば、新規事業プロジェクトがあった場合「達成するべき事業をいつまでに検討するのか(期限)」「どの領域での新規事業なのか(状態)」といった定義が必要です。また、プロジェクト自体のゴールも必要です。「いつまでに完了しなければいけないのか(期限)」「新規事業は何個必要なのか、アイデアベースでOKなのか、それとも実行レベルまで求められているのか(状態)」などです。こうした目標設定がなければ、新規事業の検討はスムーズに進まないでしょう。

 本来はPMを任せた上位者が明確にするべきですが、明確になっていない場合はPM自らから上位者への情報収集としてゴール設定を求めることも必要です。もし確認しても明確にならない場合は、PMが期限と状態が明確な“仮のゴール”を決め、上位者へ提案して承認を得ることが必要です。ここまで明確にしなければ、達成できたのかどうかが判断できず、期限を迎えた時に「プロジェクト失敗」という評価を下される場合もあるため、そのような状況だけは避けなければいけません。

2. 最終ゴールをメンバーへ「細分化」する

 意思決定に必要な情報の2つ目は、プロジェクトメンバーからの情報です。プロジェクトの最終ゴールが明確になれば、集まっているプロジェクトメンバーの専門領域に対してもKPIとしてゴールを細分化することができます。

 プロジェクトの最終ゴールから逆算し、KPIとして各メンバーのゴールを細分化するために、各分野で知識と経験のあるメンバーから情報収集を行うこともPMとしての重要な役割です。そして、プロジェクトメンバーには自身の知識と経験を活かし、細分化されたゴール達成を目指してもらいます。もちろん、PM自身も専門領域において専門知識や経験を生かした細分化されたゴール達成を求められますが、非専門領域においてはPMの専門知識や経験が不要になります。

 その代わりにPMとして各メンバーをマネジメントし、各々の細分化されたゴールを管理しながら、プロジェクト全体のゴールに到達させなければいけません。プロジェクトメンバーだけでは解決できない領域があれば、メンバー追加や専門家の支援を獲得することも必要です。もし、メンバーを追加できなかったり、適任人材がいなかったりする場合には、プロジェクトメンバー内で新しくチャレンジしてもらうメンバーを決める必要も出てきます。

 また、仮に細分化したKPIの領域においてPMにも知識があったとき、PM自らがアイデアを出したり、代わりに考えたりしてはいけません。メンバーが考えなくても良い状態に陥り、正確な情報が上がってこなくなるからです。そうならないためにも最終ゴールを共有し、各メンバーへゴールを細分化したら、それぞれのKPIのプロセスはメンバー自身に考えさせましょう。

3. 期限までPDCAを回し続ける

 3つ目は、目標達成のためのアウトプットから得られる情報です。PMが意思決定するための情報収集として、各メンバーのKPI達成状況の報告が欠かせません。会議ごとにPDCAを回し続け、メンバーのアウトプットから得られる情報を収集し、対策を考え、修正活動を行うことが重要です。時にはKPI自体を修正しながら精度を高め、最終ゴールを目指すことも欠かせません。

 たとえば、プロジェクト期間が1年ある場合に会議を何回実施するのかを計画し、最終ゴールから逆算して最終ゴールと細分化したゴールそれぞれを期間で区切り、その期間に応じた途中工程の状態をKPIで設定することが必要になります(新規事業プロジェクトであれば、6ヵ月目には候補が2つに絞り込まれているなど)。

 しかしながら、KPIはあくまでも仮説であるため、設定自体を間違えてしまうことがあります。未来は誰にもわからないものなので間違っても問題ありません。各メンバーは細分化されたゴールに必要なKPI達成のために次の会議までに行動し、PMはメンバーからの結果報告から対策やKPI自体に“新たな仮説”を設定する。その意思決定を繰り返すことで修正スピードを上げ、最終ゴールの達成に向けて精度を高めることが重要です。

次のページ
メンバーからの情報を勇気に変える

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株式会社 識学(シキガク)

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