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ドキュメント作成のためのMicrosoft Officeテクニック 第3回 仕様書作成にどのツールを使う? 正しい文書作成の基本 (2)

  2007/08/22 12:00

この連載では、ビジネス文書を作成する上で知っておくと便利なMicrosoft Officeの操作テクニックを紹介します。今回は、Wordで正しい文書を作成する具体的な手順と、見出しのマークアップ方法について解説します。

はじめに

 前回は、Wordが苦手でExcelで仕様書を作成されている方向けに、ドキュメント作成におけるMicrosoft Officeの各種ツールの特徴、そして、Wordでの文書作成のメリットについて紹介しました。これから、Wordに対する苦手意識を克服していただくため、Wordで効率よく文書を作成する方法を紹介していきます。

 今回は、Wordを用いた基本的な文書作成の手順について実践的に解説します。まず、正しい文書作成のポイント、Wordでのスムーズなドキュメント作成のコツ、そして最後に、スタイルと書式の新規作成および適用方法について紹介します。

Wordでの正しい文書作成のポイント

見出しのない文書は読みづらい

 文書をわかりやすく、読みやすくするためには、見出しや本文などの要素が欠かせません。逆に、見出しがない文章はメリハリがありませんよね。

 見出しはさらに、大見出しから小見出しまで、レベルの異なるものが存在します。

 普段、PowerPointのアウトラインペインに画面を切り替えてプレゼンテーション資料を作成される方にはおなじみかもしれませんが、文書作成においても、アウトラインレベルで構成していくことによって、文書内容がより明確になります。

マークアップの必要性

 見出しはただ文字サイズを大きくするだけではいけません。「ここが大見出しですよ」「ここが本文ですよ」と適切にマークアップ、すなわち、Wordに見出しや本文などの要素を認識させる必要があります。

 例えば、見出し1のレベルの文字の大きさを16ポイント、太字にしたい場合、画面上では同じでも、図1ではスタイルが変更された「標準」の段落、図2では同じスタイルでも「見出し1」スタイルとしてマークアップされています(右側の[スタイルと書式]作業ウィンドウに注目)。

図1:見出しに見えるが、文字スタイルが変更された「標準」スタイル
図1:見出しに見えるが、文字スタイルが変更された「標準」スタイル
↓
図2: 適切に「見出し 1」としてマークアップされた見出し
図2: 適切に「見出し 1」としてマークアップされた見出し

 Wordにおいて正しい文書を作成するには、図2のように、どこが「見出し」で、どこが「本文」なのかを明確に、そして適切にマークアップすることが重要です。そうすることによって、読みやすくて正しい文書になり、スタイルの統一が図れます。それと同時に、前回紹介したWord特有の目次作成機能が利用できるようになるので、スムーズに文書資料を完成させることができます。

アウトラインを用いた文書の構成化

 Wordでの既定のアウトラインのレベル設定では、「見出し1」が「レベル1」、「見出し2」が「レベル2」、「見出し3」が「レベル3」になります。アウトラインレベルを意識することによって、より階層化されたわかりやすい文書になります。

この記事のアウトライン

  • 仕様書作成にどのツールを使う? 正しい文書作成の基本
    • はじめに
    • Wordでの正しい文書作成のポイント
      • 見出しのない文書は読みづらい
      • マークアップの必要性
      • アウトラインを用いた文書の構成化
    • Wordでのスムーズなドキュメント作成手順のコツ
    • 書式設定ツールバーの利用
    • 見出しスタイルの設定
      • 文字の大きさなどを設定する
      • 選択部分を見出しにする
      • 他の見出しを設定する
    • まとめ
↓

上記のアウトラインレベル

  • レベル1(見出し1)
    • レベル2(見出し2)
      • レベル3(見出し3)
      • レベル3
      • レベル3
    • レベル2
    • レベル2
    • レベル2
      • レベル3
      • レベル3
      • レベル3
    • レベル2

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著者プロフィール

  • 小濱 良恵(コハマ ヨシエ)

    Microsoft MVP for Expression (April 2008 - March 2009) Microsoft Office や Expression Web の書籍やWeb記事を執筆するテクニカルライター。 当初は派遣の仕事が中心で、2002年にMOUS(...

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