エイトレッドは、官公庁職員320名に対し「官公庁のペーパーレス・脱ハンコ」実態調査の実施を発表した。
稟議や申請・承認業務の主な方法、「ワークフローシステムで申請」が39.9%、「ワード・エクセル等に入力し、印刷して申請」が39.7%
「Q1.お勤め先における業務の稟議や申請・承認業務について、主にどのような方法で行っていますか。」（n=320）と質問したところ、「ワークフローシステム（電子決裁システム）で申請」が39.9%、「ワード・エクセル等に入力し、印刷して申請」が39.7%という回答になったという。
- ワークフローシステム（電子決裁システム）で申請：39.9%
- ワード・エクセル等に入力し、印刷して申請：39.7%
- 紙に手書きして申請：8.8%
- メール・チャットで申請：1.9%
-
その他：0.9%
- 48歳：電子決裁と紙での決裁の双方
- 58歳：システムに入力して紙に出力して申請
- わからない／答えられない：8.8%
官公庁における「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進は、いまだ半数以下の48.1%
「Q2.あなたは、お勤め先で「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」が進んでいるように思いますか。」（n=320）と質問したところ、「ややそう思う」が38.4%、「かなりそう思う」が9.7%という回答になったとしている。
- まったくそう思わない：13.4%
- あまりそう思わない：33.8%
- ややそう思う：38.4%
- かなりそう思う：9.7%
- わからない/答えられない：4.7%
「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進で、約6割がメリットを実感
Q2で「ややそう思う」「かなりそう思う」と回答した方に、「Q3.「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進によって、メリットを実感していますか。」（n=154）と質問したところ、「非常に実感している」が9.8%、「やや実感している」が47.4%という回答になったという。
- 非常に実感している：9.8%
- やや実感している：47.4%
- あまり実感していない：38.3%
- まったく実感していない：3.9%
- わからない／答えられない：0.6%
実感しているメリット、「業務の効率化」が64.8%、「コストの削減」が52.3%
Q3で「非常に実感している」「やや実感している」と回答した方に、「Q4.「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進によって、実感しているメリットを教えてください。（複数回答）」（n=88）と質問したところ、「業務の効率化」が64.8%、「コストの削減」が52.3%、「情報共有の円滑化」が30.7%という回答になったとしている。
- 業務の効率化：64.8%
- コストの削減：52.3%
- 情報共有の円滑化：30.7%
- 働き方改革の促進：29.5%
- ストレスの軽減：23.9%
- 意思決定の迅速化：23.9%
- 業務プロセスの可視化：20.5%
-
その他：1.1%
- 57歳：テレワークの推進
- わからない／答えられない：0.0%
「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進が進んでいない点、「いまだに紙で印鑑を集めて回らないといけない」や「電子で回しても紙に印刷して説明が必要」など
Q2で「まったくそう思わない」「あまりそう思わない」と回答した方に、「Q5.「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進が進んでいないと感じる理由について、自由に教えてください。（自由回答）」（n=151）と質問したところ、「いまだに紙で印鑑を集めて回らないといけない」や「電子で回しても紙に印刷して説明が必要」など126の回答を得ることができたという。
自由回答・一部抜粋
- 47歳：いまだに紙で印鑑を集めて回らないといけない
- 50歳：法整備が遅い
- 51歳：お役所だから習慣が抜けない
- 47歳：電子で回しても紙に印刷して説明が必要
- 57歳：職員の意識改革が進んでいない
- 58歳：決裁システム構築の予算がないから
- 48歳：比較的高齢者が多い職場であるため
- 54歳：根本のルールが変わっていないため対応できない部分が多い
- 52歳：システムで起案したものをプリントアウトして、回覧印や決裁印をとる方法がまだまだ続いているから
- 57歳：システムが十分に利用しやすいものとなっていないため、ペーパーレスになっていない場面もある
稟議や申請・承認業務においての課題、「承認までに時間がかかる（45.9%）」や、「無駄な工程が多い（44.7%）」など
「Q6.お勤め先における稟議や申請・承認業務に関して、課題に感じているものがあれば、教えてください。（複数回答）」（n=320）と質問したところ、「承認までに時間がかかる」が45.9%、「無駄な工程が多い」が44.7%、「情報共有が徹底できていない」が25.0%という回答となったとしている。
- 承認までに時間がかかる：45.9%
- 無駄な工程が多い：44.7%
- 情報共有が徹底できていない：25.0%
- 書類の管理や送付にコストがかかっている：21.9%
- 承認漏れが生じている：9.1%
- その他：8.1%
- わからない／答えられない：13.8%
- 課題は一切ない：4.4%
ペーパーレス化が難しいと思う業務、「個人情報が含まれる書類は、電子化によって情報漏洩などの心配がある」や「法的に電子化を禁止されている資料の扱い」など
「Q7.お勤め先において、ペーパーレス化が難しいと思う業務や申請書があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=320）と質問したところ、「個人情報が含まれる書類は、電子化によって情報漏洩などの心配がある」や「法的に電子化を禁止されている資料の扱い」など192の回答を得ることができたという。
自由回答・一部抜粋
- 52歳：個人情報が含まれる書類は、電子化によって情報漏洩などの心配がある
- 30歳：法的に電子化を禁止されている資料の扱い
- 60歳：権利関係など、公印が必要な文書
- 57歳：図面などの大きな書類、大量の書類を添付するもの
- 54歳：契約関係の書類や、付属書類自体にも押印が必要なものがある
- 58歳：法律で押印が必要な申請書類
- 54歳：訴訟関係書類
- 54歳：補助金申請など金銭が絡むもの
78%の官公庁職員が、「官公庁においても、DX推進は必要」と回答
「Q8.企業におけるDX（デジタルトランスフォーメーション）の必要性が叫ばれる中、官公庁においてもDXを推進していくことが重要だと思いますか。」（n=320）と質問したところ、「非常にそう思う」が34.2%、「ややそう思う」が43.8%という回答となったとしている。
- 非常にそう思う：34.2%
- ややそう思う：43.8%
- あまりそう思わない：10.3%
- まったくそう思わない：1.2%
- わからない／答えられない：10.5%
官公庁でもDX推進するべき理由、「官公庁が率先して見本をみせるべき」や「民間企業がデジタル化しているのに、行政がしていないと対応できないから」など
Q8で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q9.官公庁においてもDXを推進していくことが重要だと思う理由を教えてください。（自由回答）」（n=249）と質問したところ、「人員が減らされる中で効率化は必須」や「民間企業がデジタル化しているのに、行政がしていないと対応できないから」など176の回答を得ることができたという。
自由回答・一部抜粋
- 47歳：官公庁が率先して見本をみせないといけない
- 38歳：民間企業がデジタル化しているのに、行政がしていないと対応できないから
- 54歳：人員が減らされる中で効率化は必須
- 49歳：ペーパーレス化による省資源が必要
- 56歳：経費削減や紙の無駄遣いをなくすため
- 49歳：効率化、データ集約化、改ざん防止
- 43歳：時間、場所にとらわれず業務ができることが、災害時や非常時において特に重要
- 52歳：文書管理、文書保存、情報公開が容易になり、閲覧や開示にも対応できる
- 49歳：利用者（市民）がスマホやPCから手続きができるようになる
- 37歳：書類の紛失がなくなるから。
一方で、官公庁におけるDX推進を重要と思わない理由、「パソコンが使えない高齢の職員にはとても大変だから」や「お金がかかるだけで効果が期待できない」など
Q8で「あまりそう思わない」「まったくそう思わない」と回答した方に、「Q10.官公庁において、DXを推進していくことが重要ではないと思う理由を教えてください。（自由回答）」（n=37）と質問したところ、「パソコンが使えない高齢の職員にはとても大変だから」や「お金がかかるだけで効果が期待できない」など21の回答を得ることができたとしている。
自由回答・一部抜粋
- 55歳：パソコンが使えない高齢の職員にはとても大変だから
- 48歳：お金がかかるだけで効果が期待できない
- 50歳：電子で残すことで参照しにくいものが多いから
- 46歳：実務にそぐわない
まとめ
勤務先における「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の進捗状況について、推進を実感している職員はわずか48.1%に留まり、推進が進んでいないと感じる理由としては、「電子で回しても紙に印刷して説明が必要」や「職員の意識改革が進んでいない」など、ハンコ文化が根強いことや、電子だけで完結できない実態が明らかになったという。
さらに、ペーパーレス化が難しいと思う業務や申請について伺うと、「個人情報が含まれる書類は、電子化によって情報漏洩などの心配がある」や「法的に電子化を禁止されている資料の扱い」などの意見が挙がったとしている。また、DX推進の必要性に関して、78%の職員が「企業だけではなく、官公庁においても必要」と回答。その理由として、「人員が減らされる中で効率化は必須」や「民間企業がデジタル化しているのに、行政がしていないと対応できないから」などの意見が挙がったという。
