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「脱ハンコ」推進はいまだ半数以下――官公庁のペーパーレス・脱ハンコ実態調査

  2022/02/25 16:57

 エイトレッドは、官公庁職員320名に対し「官公庁のペーパーレス・脱ハンコ」実態調査の実施を発表した。

稟議や申請・承認業務の主な方法、「ワークフローシステムで申請」が39.9%、「ワード・エクセル等に入力し、印刷して申請」が39.7%

 「Q1.お勤め先における業務の稟議や申請・承認業務について、主にどのような方法で行っていますか。」(n=320)と質問したところ、「ワークフローシステム(電子決裁システム)で申請」が39.9%、「ワード・エクセル等に入力し、印刷して申請」が39.7%という回答になったという。

  • ワークフローシステム(電子決裁システム)で申請:39.9%
  • ワード・エクセル等に入力し、印刷して申請:39.7%
  • 紙に手書きして申請:8.8%
  • メール・チャットで申請:1.9%
  • その他:0.9%
    • 48歳:電子決裁と紙での決裁の双方
    • 58歳:システムに入力して紙に出力して申請
  • わからない/答えられない:8.8%

官公庁における「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進は、いまだ半数以下の48.1%

 「Q2.あなたは、お勤め先で「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」が進んでいるように思いますか。」(n=320)と質問したところ、「ややそう思う」が38.4%、「かなりそう思う」が9.7%という回答になったとしている。

  • まったくそう思わない:13.4%
  • あまりそう思わない:33.8%
  • ややそう思う:38.4%
  • かなりそう思う:9.7%
  • わからない/答えられない:4.7%

「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進で、約6割がメリットを実感

 Q2で「ややそう思う」「かなりそう思う」と回答した方に、「Q3.「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進によって、メリットを実感していますか。」(n=154)と質問したところ、「非常に実感している」が9.8%、「やや実感している」が47.4%という回答になったという。

  • 非常に実感している:9.8%
  • やや実感している:47.4%
  • あまり実感していない:38.3%
  • まったく実感していない:3.9%
  • わからない/答えられない:0.6%

実感しているメリット、「業務の効率化」が64.8%、「コストの削減」が52.3%

 Q3で「非常に実感している」「やや実感している」と回答した方に、「Q4.「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進によって、実感しているメリットを教えてください。(複数回答)」(n=88)と質問したところ、「業務の効率化」が64.8%、「コストの削減」が52.3%、「情報共有の円滑化」が30.7%という回答になったとしている。

  • 業務の効率化:64.8%
  • コストの削減:52.3%
  • 情報共有の円滑化:30.7%
  • 働き方改革の促進:29.5%
  • ストレスの軽減:23.9%
  • 意思決定の迅速化:23.9%
  • 業務プロセスの可視化:20.5%
  • その他:1.1%
    • 57歳:テレワークの推進
  • わからない/答えられない:0.0%

「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進が進んでいない点、「いまだに紙で印鑑を集めて回らないといけない」や「電子で回しても紙に印刷して説明が必要」など

 Q2で「まったくそう思わない」「あまりそう思わない」と回答した方に、「Q5.「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進が進んでいないと感じる理由について、自由に教えてください。(自由回答)」(n=151)と質問したところ、「いまだに紙で印鑑を集めて回らないといけない」や「電子で回しても紙に印刷して説明が必要」など126の回答を得ることができたという。

自由回答・一部抜粋
  • 47歳:いまだに紙で印鑑を集めて回らないといけない
  • 50歳:法整備が遅い
  • 51歳:お役所だから習慣が抜けない
  • 47歳:電子で回しても紙に印刷して説明が必要
  • 57歳:職員の意識改革が進んでいない
  • 58歳:決裁システム構築の予算がないから
  • 48歳:比較的高齢者が多い職場であるため
  • 54歳:根本のルールが変わっていないため対応できない部分が多い
  • 52歳:システムで起案したものをプリントアウトして、回覧印や決裁印をとる方法がまだまだ続いているから
  • 57歳:システムが十分に利用しやすいものとなっていないため、ペーパーレスになっていない場面もある

稟議や申請・承認業務においての課題、「承認までに時間がかかる(45.9%)」や、「無駄な工程が多い(44.7%)」など

 「Q6.お勤め先における稟議や申請・承認業務に関して、課題に感じているものがあれば、教えてください。(複数回答)」(n=320)と質問したところ、「承認までに時間がかかる」が45.9%、「無駄な工程が多い」が44.7%、「情報共有が徹底できていない」が25.0%という回答となったとしている。

  • 承認までに時間がかかる:45.9%
  • 無駄な工程が多い:44.7%
  • 情報共有が徹底できていない:25.0%
  • 書類の管理や送付にコストがかかっている:21.9%
  • 承認漏れが生じている:9.1%
  • その他:8.1%
  • わからない/答えられない:13.8%
  • 課題は一切ない:4.4%

ペーパーレス化が難しいと思う業務、「個人情報が含まれる書類は、電子化によって情報漏洩などの心配がある」や「法的に電子化を禁止されている資料の扱い」など

 「Q7.お勤め先において、ペーパーレス化が難しいと思う業務や申請書があれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=320)と質問したところ、「個人情報が含まれる書類は、電子化によって情報漏洩などの心配がある」や「法的に電子化を禁止されている資料の扱い」など192の回答を得ることができたという。

自由回答・一部抜粋
  • 52歳:個人情報が含まれる書類は、電子化によって情報漏洩などの心配がある
  • 30歳:法的に電子化を禁止されている資料の扱い
  • 60歳:権利関係など、公印が必要な文書
  • 57歳:図面などの大きな書類、大量の書類を添付するもの
  • 54歳:契約関係の書類や、付属書類自体にも押印が必要なものがある
  • 58歳:法律で押印が必要な申請書類
  • 54歳:訴訟関係書類
  • 54歳:補助金申請など金銭が絡むもの

78%の官公庁職員が、「官公庁においても、DX推進は必要」と回答

 「Q8.企業におけるDX(デジタルトランスフォーメーション)の必要性が叫ばれる中、官公庁においてもDXを推進していくことが重要だと思いますか。」(n=320)と質問したところ、「非常にそう思う」が34.2%、「ややそう思う」が43.8%という回答となったとしている。

  • 非常にそう思う:34.2%
  • ややそう思う:43.8%
  • あまりそう思わない:10.3%
  • まったくそう思わない:1.2%
  • わからない/答えられない:10.5%

官公庁でもDX推進するべき理由、「官公庁が率先して見本をみせるべき」や「民間企業がデジタル化しているのに、行政がしていないと対応できないから」など

 Q8で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q9.官公庁においてもDXを推進していくことが重要だと思う理由を教えてください。(自由回答)」(n=249)と質問したところ、「人員が減らされる中で効率化は必須」や「民間企業がデジタル化しているのに、行政がしていないと対応できないから」など176の回答を得ることができたという。

自由回答・一部抜粋
  • 47歳:官公庁が率先して見本をみせないといけない
  • 38歳:民間企業がデジタル化しているのに、行政がしていないと対応できないから
  • 54歳:人員が減らされる中で効率化は必須
  • 49歳:ペーパーレス化による省資源が必要
  • 56歳:経費削減や紙の無駄遣いをなくすため
  • 49歳:効率化、データ集約化、改ざん防止
  • 43歳:時間、場所にとらわれず業務ができることが、災害時や非常時において特に重要
  • 52歳:文書管理、文書保存、情報公開が容易になり、閲覧や開示にも対応できる
  • 49歳:利用者(市民)がスマホやPCから手続きができるようになる
  • 37歳:書類の紛失がなくなるから。

一方で、官公庁におけるDX推進を重要と思わない理由、「パソコンが使えない高齢の職員にはとても大変だから」や「お金がかかるだけで効果が期待できない」など

 Q8で「あまりそう思わない」「まったくそう思わない」と回答した方に、「Q10.官公庁において、DXを推進していくことが重要ではないと思う理由を教えてください。(自由回答)」(n=37)と質問したところ、「パソコンが使えない高齢の職員にはとても大変だから」や「お金がかかるだけで効果が期待できない」など21の回答を得ることができたとしている。

自由回答・一部抜粋
  • 55歳:パソコンが使えない高齢の職員にはとても大変だから
  • 48歳:お金がかかるだけで効果が期待できない
  • 50歳:電子で残すことで参照しにくいものが多いから
  • 46歳:実務にそぐわない

まとめ

 勤務先における「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の進捗状況について、推進を実感している職員はわずか48.1%に留まり、推進が進んでいないと感じる理由としては、「電子で回しても紙に印刷して説明が必要」や「職員の意識改革が進んでいない」など、ハンコ文化が根強いことや、電子だけで完結できない実態が明らかになったという。

 さらに、ペーパーレス化が難しいと思う業務や申請について伺うと、「個人情報が含まれる書類は、電子化によって情報漏洩などの心配がある」や「法的に電子化を禁止されている資料の扱い」などの意見が挙がったとしている。また、DX推進の必要性に関して、78%の職員が「企業だけではなく、官公庁においても必要」と回答。その理由として、「人員が減らされる中で効率化は必須」や「民間企業がデジタル化しているのに、行政がしていないと対応できないから」などの意見が挙がったという。

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著者プロフィール

  • EnterpriseZine編集部(エンタープライズジン ヘンシュウブ)

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