東宝が1万9000件超の契約書をデータベース化、「Contract One」導入で部門間連携加速へ

　2025年5月22日、Sansanは、東宝における契約データベース「Contract One（コントラクトワン）」の活用事例とその成果を発表した。

　東宝では、映像コンテンツビジネスのグローバル展開や動画配信サービスの普及によるビジネス規模の拡大により、取り扱う契約書の数が年々増加。従来は契約書の保管場所が分散しており、必要な契約書の検索に苦労していたという。また、契約書内の文言検索や契約期限の管理にも手間がかかっており、それらを解消すべく2023 年6月に同サービスを導入したとのことだ。

導入後の運用と成果

契約書の一元管理により、部門の垣根を越えた連携が加速

　同導入により、映画・アニメ事業に関連する1万9000件を超える契約書を一元管理できているという。電子契約サービスとのAPI連携により、新規の契約書を自動でデータベースに取り込むことができ、既存の契約書も正確にデータ化することで、過去の契約情報も集約して管理できるようになったとしている。一元管理によって、部門の垣根を越えた契約情報の活用が可能になり、部署間の連携が加速しているとのことだ。

契約書の検索時間を短縮し、より付加価値の高い業務に注力できるように

　契約書全文をデータ化することで、本文に記載されたキーワードで契約書を検索できるようになった。また、契約書に記載されていない管理項目についても、メモ欄に追加することで検索することが可能に。これにより、契約書を探す時間を短縮し、契約交渉などの業務に注力できるようになったという。

期限の近い契約を早期に検知し、スムーズな契約の更新手続きが可能に

　契約満了日や解約通知期限日を正確にデータ化できたことで、契約期限が近づいた契約を早い段階で検知できるようになった。余裕を持った更新要・不要の確認や契約内容の検討が可能となり、よりスムーズに契約更新手続きに入ることができているとのことだ。

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