河合楽器製作所、「楽楽精算」導入で月間最大8,000枚の帳票削減　電帳法対応にともなう二重業務も解消

　河合楽器製作所は、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」を導入し、運用を開始した。全国の拠点約1,700名での運用により、月間最大8,000枚の帳票削減と、電子帳簿保存法（以下、電帳法）対応にともなう「二重業務」を解消したことで、見込まれていた2,400時間の業務増を防ぎ、業務効率化を実現したという。

大量の紙帳票と、法改正対応による「二重業務」が課題に

　ピアノの製造・販売を中核事業としてグローバルに展開する同社では、全社的なペーパーレス化を推進する一方、経費精算や請求書処理において、紙帳票の管理・保管に多くの工数を要していたとのこと。特に、締め日前には各拠点から領収書や請求書が一括で本社に郵送されてくるため、業務の集中や処理の遅れが課題だったという。

　さらに、電帳法対応においては、紙での申請・承認と、ワークフロー上で電子保存を行う「二重業務」により、申請者・経理担当者双方の業務が年間2,400時間ほど追加発生することが試算で分かったとしている。

年間1,000万円以上のコスト削減を試算、段階的アプローチで1,700名へ定着

　これらの課題に対し、経理部門と情報システム部門が連携してシステム導入を推進。導入後の運用を緻密にシミュレーションした結果、年間1,000万円以上のコスト削減効果が見込めることを提示し、社内承認を獲得したとのことだ。

　全国に多数の店舗や音楽教室などの営業拠点を持つ同社では、全社へスムーズに新たな運用を定着させるため、段階的アプローチを採用。本社から限定的に運用を開始し、徐々に全国の営業拠点へと対象を拡大したという。また、運用初期は申請項目が比較的シンプルな「交通費・立替経費」から開始し、その後範囲を広げることで、現在は約1,700名規模の全社運用へスムーズな移行と定着を果たしていると述べている。

導入効果

月間最大8,000枚の帳票を削減

　印刷代や管理コストを削減するとともに、外出先からの申請・精算・承認が可能となり、申請者の利便性が向上。電車・タクシー代などの交通費、立替経費から出張精算、請求書払いへと段階的に適用範囲を広げたことで、全社で月間最大8,000枚の帳票削減に成功したという。

法対応にともなう「二重業務」を解消

　申請者の二重申請や、経理担当者による紙とデータの二重確認、催促などの手作業が不要に。一連の運用フローがシステム上で完結し、双方の業務負荷が軽減されたとのことだ。

全社的な運用ルールを一元化し、ガバナンスを強化

　工場や全国の営業拠点ごとに異なっていた申請形式と運用ルールを、「楽楽精算」上で統一。経理処理の迅速化とガバナンスの強化を両立したという。