ずさんなExcel管理が引き起こす「プロジェクト収支の悲劇」……どんぶり勘定にならない唯一の解決策

「プロジェクト収支管理」が不可欠な理由

　近年、企業が抱える経営課題は、複数の部門同士の協力なしでは解決が難しい複合的な性質のものばかりだ。その解決に最適な組織体制は、外部の専門パートナーを加えての部門横断型のプロジェクトだろう。特に昨今のDXブームの影響で、システム開発業務を請け負うSIerのビジネス機会は増大している。顧客や投資家の期待に応えるためにも、SIerの経営者には、自社がどんな依頼内容のプロジェクトをどれだけ抱えているか、そして各プロジェクトの進捗が順調かを継続的にモニタリングし、収益性の確保に努めなくてはならない。

　その責任を果たすために欠かせないのが、全社的な視点からプロジェクト収支を可視化し、意思決定に有益な示唆を経営に提供する「プロジェクト収支管理」の仕組みである。プロジェクト型のビジネスでは1年以上の長期におよぶものも珍しくない。大規模プロジェクトでは、会計的な統制の目が行き届きづらい問題が生じることもある。

　それでも、プロジェクト収支管理の仕組みさえ確立していれば、プロジェクトが始まってから終わるまで、黒字なのか赤字なのかがわからない「どんぶり勘定」にはならないはずだ。プロジェクトの収支のどんぶり勘定を撲滅することは、なにもSIerだけの経営課題ではない。コンサルティングファームや広告代理店、イベント会社、クリエイティブエージェンシーのように、プロジェクト単位で仕事をする業態にも共通する課題と言える。

　では、プロジェクト収支管理ではどのようなデータを対象にすればいいのだろうか。原価の大半を占めるプロジェクトメンバーの人件費はすぐに思い浮かぶはずだ。それに加えて、旅費交通費などの諸経費のデータももれなく管理しなければならない。こうしたプロジェクトの収支管理に必要なデータは、経理が営業やプロジェクトマネージャーなどの現場の協力を得て収集することが多いが、国内企業では専用のツールを使わずに、Excelやメールに依存したやり方で業務を行っていることが少なくない。

　このプロジェクト収支管理のやり方ではデメリットが大きい。プロジェクト収支管理の最近の状況をよく知るビーブレイクシステムズ 営業部 リーダー 堀井勇也氏は、「手作業の負担の大きさ」を指摘する。

Excelでの管理はもう限界！

　専用システムを使わない、典型的な業務フローは次のようなものだ。まず、経理がExcelで専用フォーマットを作成し、メールで入力を依頼し、回収したファイルの数値を元に集計を行う。このやり方では、定期的に進捗を報告しなくてはならず、プロジェクト側の入力負担もともなう。それに一方の経理側にも、回収が遅れている場合の催促や入力内容のチェック、不備がある場合の修正、データ集計の手間がある。一連の作業が終わった後は、社内の定型書式でレポートの作成もあるだろう。

　そうした課題を抱える顧客と接することが多い堀井氏は「お客様から、プロジェクト数が増えてきて、Excelだけでは収益と原価の管理が難しくなってきたという意見をよく聞きます」と話す。これは、Excelに過度に依存していると、進行中のプロジェクト数に比例し、事務作業量が増えてしまう企業の現状を示唆する。

　さらに、プロジェクト収支管理に関係する情報を管理するシステムが社内に散在していることも、プロジェクト収支の可視化を難しくしている要因の一つだ。データサイロの問題は、「データの整合性が取れない」という悩みにも結び付く。経営陣が意思決定に必要とするデータは、Excelの中だけにあるのではない。プロジェクトマネージャーが進捗管理で使うプロジェクト管理ツールにもあるし、財務会計システム、人事給与システムなど、格納されているツールは多岐にわたる。その結果、入力内容の重複、手作業での連携と多大な労力が必要になってしまう。「データを一元的に管理できる仕組みが必要と実感し、プロジェクト収支管理の重要性に気づくようです」と堀井氏。

　そもそもソフトウェア開発プロジェクトの場合、始まったプロジェクトが計画したスケジュール通りに終らないことも少なくない。顧客の強い要望で仕様変更が発生すれば、スケジュールやメンバーの配置を見直す。トラブルが発生すれば、外部のエンジニアに応援を依頼しなくてはならないこともある。状況に応じて、計画の変更を行わなくてはならないが、Excelベースでは作業が到底追いつかないだろう。経営と現場が正確な情報を共有していないばかりに、適切な対策を講じる機会を失うことにもなりかねない。

　プロジェクト成功は、いわゆる「QCD（Quality、Cost、Delivery）」のような複数の条件が揃うことが重要だ。そのためには経営に必要なデータすべてが同期し、信頼できるものとして全社的に共有する仕組みが必要となる。現場を単純作業から解放するためにも、専用のITツールを導入することが望ましい。

社内の独自フォーマットにも対応する「セミオーダー型」に注目

　その専用ツールの選択肢の一つとして、ビーブレイクシステムズは2005年から「MA-EYES」を提供している。MA-EYESは、プロジェクト収支管理に強みを持つセミオーダー型のERP製品だ。同製品は、プロジェクト単位で予定収益と原価を登録し、各プロジェクトの日々のタスク進捗に応じた実績データを元に、精度の高い予実管理を行えるようにしている。また、「プロジェクト収支管理」の他、プロジェクト開始前の「営業支援システム（SFA）」、プロジェクト実行中の「作業実績・勤怠」「購買・経費」、プロジェクト完了後の「入金管理」「支払管理」などの機能群を連携させ、前後のプロセスのデータを統合的に管理できるようにもしている。

　これまでMA-EYESは、カスタマイズ要望に対応する「一括（買い取り型）」と、標準機能の提供に絞った「SaaS（月額利用型）」の2つのライセンス形態で製品を提供してきた。一括型の場合、初期導入に時間と費用がかかるが、従業員数が導入後に激増したとしても料金の変動はないメリットがある。そのため、一括型は主に従業員数100人以上の企業からの支持を集めてきた。もう一つのSaaS型は、標準機能の利用にしぼることで比較的迅速な導入を可能にしている。たとえば、IPOを視野に入れたスタートアップのように、比較的規模の小さい発展途上の企業にとっては、費用を抑えた利用ができるメリットがある。

　この2つの良いところどりができるよう、2023年2月から新たに提供を始めたライセンス形態が「SaaS＋」だ。迅速な導入と価格のメリットは魅力的だが、プロジェクト収支管理ツールの価値をさらに引き出すには、カスタマイズが望ましい場合も多い。堀井氏は「お客様からの要望で多いのは、プロジェクト収支の可視化に必要なデータを集約し、所定の帳票や画面に出力するものです」と説明する。大企業の場合、経営会議で使うレポートの分析軸やフォーマットは、既に定型書式が存在することも少なくない。堀井氏も「分析の切り口には、部門別、顧客の業種別、プロジェクトの種類別など、各社の“独自性”が反映されます」と話す。

　この独自性とは、各社がどんな経営管理をしたいのかという管理会計ニーズに該当する。企業のシステム環境によって、稼働開始までの準備に半年から1年を要するが、管理会計の視点で自社の経営が必要とする可視化を実現できるのであれば、企業規模に関係なくカスタマイズを行う意義はあるはずだ。

　さらに、既存の「SaaS（月額利用型）」との違いに月額利用料金が固定という点もある。堀井氏は「一般的にSaaSは一人当たり、もしくは機能当たりの単価で、利用規模に比例して料金が増えてくることが多いです。しかし『SaaS＋』は、使う機能範囲やカスタマイズ内容によって月額料金をあらかじめ算出して固定で提供しているため、利用人数によって変わることありません」と強調した。

　こうした特長をもつ「SaaS＋」であれば、これまで一括型の選択ができなかった企業でも、SaaS型の良いところも取り入れ、自社に最適な管理会計の仕組みを構築できると、ビーブレイクシステムズは考えたという。

プロジェクト収支から意思決定までを迅速に

　MA-EYESでプロジェクト収支管理を行っている会社の例を挙げてみよう。たとえば、プロジェクト原価管理だ。この会社では、標準原価（プロジェクトメンバー1時間あたりの原価）ベースで予算計画を作成し、月締めのタイミングで実際原価（実際に発生した原価の総額）のデータと突合させ、予実差異の分析を行っている。

　差異が生じる原因は様々だ。スケジュール遅延で追加のメンバー投入があったのかもしれないし、中間成果物の品質が顧客の要求する水準を満たさず手直しが発生したのかもしれない。いずれにせよ、プロジェクトの収支状況を早く把握することが、迅速に対策を講じることにつながる。

　予算は標準原価ベースなのに、実績が実際原価でいいのかと考える場合は、標準原価を改訂して揃えるように運用してもよい。さらに、給与計算のデータを取り込み、財務会計と管理会計を一致させる運用にしてもよい。すべてはその会社がどんな経営管理を行いたいかだ。報告のための財務会計とは異なり、管理会計は内部管理のためのものなので、その仕組みは百社百様になる。

　現場の営業やプロジェクトマネージャーの入力は最低限必要だが、専用のツールを導入すれば、Excelで行う場合と比べて大きな省力化が実現できる。また、MA-EYESは2023年10月から始まるインボイス制度など最近の法改正にも対応している。「私たちは製品開発に力を入れている会社です。お客様からのフィードバックを製品の標準機能として実装することを進めていきます」と堀井氏。

　プロジェクト収支管理システムは、単なる予実管理の仕組みではなく、意思決定に役立つ情報を提供するものでなくてはならない。今後もビーブレイクシステムズはMA-EYESの提供を通して、プロジェクト単位でビジネスを行う企業の経営管理高度化をサポートする。