提案書をどのように評価するか～システム発注で後悔しないために知っておきたい最低限のポイント

はじめに

　今回は、提案依頼書に「要求」を書き、すっかり準備も整え、複数の業者さんに実際に提示したところから始めましょう。依頼書を提示した後は、提案者（社）からの質問などに対応しながら、提案書を待つことになります。

　提案業者との折衝や質問への対処のコツやポイントについては第6回で提示したいと思います。今回は、依頼書を提示した後、提案書を受け取るまでスムーズに流れた場合を想定してお話します。

自分達に都合の良い方法で受け取る

　さて、まず提案を受け方について考えてみましょう。評価については後述することにして、ここでは以下のポイントに絞ってお話しします。

　提案書の受け取り方には、以下のようなものが考えられるでしょう。

　これらの中から自分達に都合の良い形を選択すれば良いと思います。もちろん、複数の方法を指定してもかまいません。いずれの方法を選択するにせよ、提案書の提出方法は、事前に「手続き」として書いておいた方が良いでしょう（第3回を参照）。

　さて、電子メール以外の手段を選ぶ場合は、受け渡し方法も決めておく必要があります。具体的には、直接受け取る場合と、郵送してもらう場合の二通りが考えられます。やはり、自社の都合によってどちらか決めれば良いでしょう。

提案書だけで判断せず、プレゼンテーションを受けるべき

　プレゼンテーションは基本的に受けるべきです。紙だけで評価をしようとすれば、どうしても情報の読み取り漏れなどが発生してしまいます。仮に時間的な都合などによってプレゼンテーションを受けられない場合でも、最低限メールや電話などによって提案書の不明点を解消しておきましょう。

目に見えないからこそ、あらゆる手段を使ってイメージを明確化する

　なお、プレゼンテーションを受ける際は、評価者は全員出席するようにしましょう。提案者に直接会って話を聞くのと文章を読むのとでは、取得できる情報量が違います。評価の公正性や信頼性を担保するためにも、担当者間で情報の差が発生しないようにすべきです。そういった意味では、メールや電話での問い合わせを行なう場合は、評価者間で情報共有を行なうよう心がけておくべきでしょう。