近鉄百貨店、SansanのAI契約データベース「Contract One」を導入　情報管理の工数削減

　Sansanは、近鉄百貨店がAI契約データベース「Contract One」を導入したと発表した。

　近鉄百貨店では、地域のニーズに応じた店舗構造改革を進めており、テナント型売場の導入を強化しているという。テナント型売場の運営では、新規テナントの誘致や契約更新交渉が頻繁に発生するため、現場の担当社員も含め、契約情報を正確かつリアルタイムで把握する必要があるとしている。しかし、同社では紙の契約書を管理部門が保管していたため、営業現場で契約情報を参照することが難しいケースがあったという。テナント数の増加にともない、契約情報をデータ化し、営業部門と契約管理部門が共通の基盤のもとで情報を共有・連携できる体制を構築するため、Contract Oneの導入に至ったとのことだ。

契約書を営業現場で即時参照し、テナント交渉を円滑化

　Contract Oneは、紙の契約書をデータ化し、クラウド上で一元管理できるサービス。これにより、営業担当者が業務用端末から契約情報へアクセスでき、日常業務の中でスムーズに確認・活用できるようになるという。

　加えて、契約書の更新期限などに応じてアラートメールを自動送信する設定が可能なため、営業担当者は事前に期限を把握し、余裕をもって契約交渉の準備を進められるとしている。また、データベース上では複数の契約書を一括で確認できるため、他テナントの契約条件を横断的に比較・参照することが可能。これにより、最適な意思決定をサポートするとのことだ。

AIによる情報抽出で、レントロールの管理工数を削減

　テナント型売場の運営では、「レントロール」と呼ばれる、各テナントの賃料条件などをまとめた一覧表を作成し、売場戦略の検討に活用するという。レントロールを作成するためには、契約書を一つひとつ目視で確認して、多数ある契約条件を一覧表に転記する必要があり、手間がかかっていたとしている。

　同社ではContract Oneが備える「拡張項目のAI自動入力」機能を活用することで、契約書から必要な情報だけを自動抽出できるようになり、レントロールの作成・管理作業を削減し、確認ミスや対応漏れを防止するとのことだ。

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