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業務効率を上げる Microsoft Officeテクニック集

Outlookでメールの検索に困った時には?

困ったときのMicrosoft Office Tips - Outlook (1)


 この連載では、さまざまなシーンにおいてMicrosoft Officeツールを使いこなすためのTipsを紹介します。今回は、Outlookのメール検索をテーマに、日々蓄積されていくメールのさまざまな検索方法をはじめ、特定のメールの色分けなどができる整理機能、その他Outlookの便利な機能について紹介します。

はじめに

 みなさんは、どのメールソフトを使っていますか? Microsoft Office Outlook(以下、Outlook)を使えば、他のOfficeアプリケーションと連携が取れ、情報共有もしやすいため、とても便利です。

 今回はOutlookについて、Outlook Expressとの違い、日々蓄積されていくメールのさまざまな検索方法、特定のメールの色分けなどができる整理機能、といった便利な機能を紹介します。

Outlook Expressとの違い

 Outlook Expressは、Internet Explorerに付属しているフリーのメールソフトです。ここでは、Outlook ExpressとOutlook 2003の違いについてまとめてみます。

 
Outlook Express
Outlook 2003
メールの再送
×
期日指定メール
×
スケジュール管理
×
アラーム機能
×
ページ設定
Internet Explorerに依存
ニュースグループの購読
×
迷惑メール対策
×
他のOfficeツールとの
アドレス帳の共有
×
リサーチ機能
×

 Outlook Expressでは、ページ設定のコマンドがありません。メールを印刷する際は、Internet Explorerのページ設定に依存し、Outlook Expressと連動しているのです。したがって、余白などを設定する場合は、Internet Explorerでページ設定を行う必要があります。

 Outlookはニュースグループの購読ができませんが、メールの再送、スケジュール管理、高度な検索機能、わからない言葉を調べるリサーチ機能など、便利な機能がついています。また、Outlook 2003はOfficeツールの一つなので、Wordと同じ感覚でメールの作成が可能です。

リサーチ機能

 例えば、英語メールを受信し、「この単語の意味はなんだっけ?」といった場合に、Officeツールに共通の「リサーチ機能」を利用することによって、すばやくその単語の意味を調べることができます。調べたい単語を選択して右クリックし、[リサーチ]を選択すると、右側にリサーチ作業ウィンドウが表示され、英英、英和辞書など、すべての辞書からその言葉の意味が表示されるのでとても便利です。英単語に限らず、日本語においても、調べたい言葉を選択してリサーチ機能を利用することによって、その言葉について簡単に調べることができます。

単語選択して右クリックし[リサーチ]を選択
単語選択して右クリックし、[リサーチ]を選択
リサーチ作業ウィンドウが表示された画面
リサーチ作業ウィンドウが表示された画面

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メールの簡易検索

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この記事の著者

小濱 良恵(コハマ ヨシエ)

Microsoft MVP for Expression (April 2008 - March 2009)
Microsoft Office や Expression Web の書籍やWeb記事を執筆するテクニカルライター。
当初は派遣の仕事が中心で、2002年にMOUS(現Mic...

※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です

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